Search

Svenska myndigheter ägnar en hel del tid och resurser åt att planera och genomföra kommunikationsaktiviteter. I vissa fall är det en del av uppdraget, i andra fall är det något som myndigheten själv prioriterar. I samband med politikerveckan i Almedalen aktualiseras många av dessa frågor och tidigare studier pekar på att Almedalen kan förståtts som en arena för demokratiska samtal men också som ett medialt skyltfönster och en arena för politisk positionering. Med detta som utgångspunkt är syftet med denna studie att studera myndigheters medverkan i Almedalen för att skapa en bättre förståelse för kommunikationsarbetets förutsättningar. Vi ställer tre frågor: 1) i vilken utsträckning medverkar svenska nationella förvaltningsmyndigheter under Almedalsveckan; 2) hur har myndigheters medverkan förändrats över tid, och; 3) hur kan vi förstå att myndigheter väljer att medverka och vilka överväganden gör de när de väljer sina sätt att medverka på? Undersökningen fokuserar på de nationella förvaltningsmyndigheterna och omfattar en analys av det officiella almedalsprogrammet från 2005, 2011, 2016 och 2017, intervjuer med representanter från 29 myndigheter som medverkade i Almedalen 2016 och fyra som inte medverkade, 28 inspelade seminarier som arrangerades av myndigheter under Almedalsveckan 2016 samt en observation vid ett frukostmöte arrangerat av en konsultbyrå som säljer tjänster i samband med Almedalsveckan. Analysen visar att myndigheters närvaro har ökat betydligt. Mellan 2005 och 2017 ökade andelen från 7% till 63% av alla existerande myndigheter. På samma sätt ökade antalet programpunkter med myndigheter som medverkande från 50 st. 2005 till 1138 st. 2017. Under intervjuerna är det många myndigheter som motiverar sin medverkan med att det ligger i uppdraget och att det skapar möjligheter till kunskapsförmedling och möjligheter att knyta viktiga kontakter. Samtidigt är det tydligt att Almedalen betraktas som något nödvändigt och självklart och något med stort symboliskt värde. Det finns höga och starka förväntningar på att myndigheter ska medverka i Almedalen. Politiker, tjänstepersoner vid departementen, representanter från andra myndigheter, intresseorganisationer och företag, konsulter och medier bidrar alla till att det uppfattas som självklart att vara på plats. Det går inte heller att bortse från att myndigheter är centrala spelare i det politiska spelet och för att kunna utföra sina uppdrag måste de bevaka sina positioner. Myndigheternas agerande bör därför också förstås i ljuset av positionering och konkurrens. Konsekvenserna av att inte vara på plats kan bli stora givet att det är få andra arenor som erbjuder samma möjligheter att lära sig om andra aktörers ställningstaganden och utspel och få möjlighet att positionera sig i förhållande till dem. Sammantaget är myndigheternas närvaro i Almedalen en komplicerad historia. Myndigheter verkar i ett sammanhang som på många sätt är paradoxala vilket gör att det inte är uttryck för förljugenhet eller inkompens att myndigheterna inte förmår knyta sina satsningar i Almedalen till uttalade delar av uppdraget. Det är snarare ett uttryck för de förutsättningar de är satta att verka i och som de svårligen kan bortse ifrån när de tolkar och bedriver sitt kommunikationsarbete. Ledningsformer och myndigheters medialisering. Översättningar och konsekvenser

I denna rapport visar vi hur svenska myndigheter på olika sätt anpassar sig till medierna genom att utveckla metoder, strategier och förhållningssätt som gör det möjligt för dem att aktivt påverka vilken betydelse medierna ska ha i deras verksamheter. Baserat på två delstudier – en innehållsanalys av myndigheternas styrdokument för mediekontakter, och en observations- och intervjustudie av en myndighets mediearbete – kan vi konstatera att det finns stora skillnader i omfattning och typ av anpassning som myndigheter gör till mediernas preferenser, värderingar, rutiner och arbetssätt. Samtidigt som en majoritet av myndigheterna gör en sådan anpassning, kan vi också se att många myndigheter väljer att bortse från medierna i sina styrdokument eller helt väljer att inte upprätta några styrdokument för sin kommunikationsverksamhet. Våra studier visar också att när myndigheter tar till sig idén om att de ska anpassa sin verksamhet till mediernas normer, principer och arbetsrutiner så sker det genom en politisk process där olika delar av organisationen är involverad. Våra resultat pekar på att myndigheters nyhetsprodukter (rapporter, presentationer, mediematerial etc.), praktiker (mediekontakter, myndighetsutövning, planering, rådgivning etc.), professioner (hur olika yrkesgrupper förhåller sig till sina arbetsuppgifter särskilt i förhållande till medier) och organisering (myndigheters medieaktiviteter i relation till organisering av verksamheten i övrigt) påverkas olika beroende på förhandlingar och styrkeförhållanden mellan myndigheternas grupper av professionella. Så beroende på vilken fråga (t ex publicering av allmännyttiga forskningsresultat eller information till företag om nya regler kring en ny produktkategori); på vilken nivå frågan hanteras (t ex lokalt eller nationellt); och vilken spridning frågan kan tänkas få i medierna, så kommer olika intressen försöka påverka hur myndigheten ska agera i enskilda situationer. Därmed kommer vi till slutsatsen att dels finns skillnader i hur olika myndigheter förhåller sig till medier, men också att en och samma myndighet hanterar kommunikations- och medierelaterade frågor på olika sätt beroende på vilken del av verksamheten vi tittar på. Med löpsedel som uppdrag

Svenska myndigheter lägger stor vikt vid kommunikation. Många har särskilda kommunikationsavdelningar och i mer än 65 procent av organisationerna sitter kommunikationsdirektören, eller motsvarande, med i myndighetens ledningsgrupp. Som kollektiv är myndigheter bland de största köparna av tjänster från reklambyråer och kommunikationskonsulter, och informatörer anställda i offentlig sektor utgör en betydande majoritet av medlemmarna i branschorganisationen Sveriges kommunikatörer. Samtidigt vet vi relativt lite om hur myndigheter ser på, och förhåller sig till, sin kommunikation som ett medel för att genomföra sina uppdrag. Syftet med analysen som presenteras här är att kartlägga vilka principer som styr myndigheters kommunikationsarbete för att på så vis belysa och åtminstone delförklara de olika problem som det pekas på i myndigheters kommunikation. Vad vi söker svar på är fyra frågor: Vilka principer styr myndigheters kommunikationsarbete? Vad innebär olika principer för hur man ser på när, var, hur, med vem och varför myndigheter ska kommunicera? I vilken utsträckning och på vilket sätt står olika principer i konflikt med varandra sett utifrån ett kommunikationsperspektiv? I vilken utsträckning och på vilket sätt medvetandegörs och hanteras dessa konflikter i strategi- och styrdokument? Utgångspunkten är att myndigheters verksamheter – på samma sätt som andra typer av organisationer – utöver lagar, regler och förordningar, också styrs av normer och principer som beskriver vad som är rätt, vad som är fel, vad som är viktigt, vad man ska sträva efter och på så vis skapar mening i det arbete man utför. Principernas kraft ligger i att det är konstruerade på samhällsnivå och många gånger för givet tagna. Organisationer reflekterar inte över dem, de är självklara. Principerna förekommer på olika nivåer i samhället och de kan knytas till yrkesgrupper, sektorer och branscher men det är också fullt möjligt att peka ut ett mindre antal principer som fungerar i mycket bredare samhällssammanhang och som därför är allomfattande. I analysen utgår vi ifrån Boltanski och Thévenot (2006) som skiljer ut sex principer; kreativitet, tradition, ryktbarhet, det civila, marknaden och produktionen. Tidigare studier visar att en organisation ytterst sällan styrs utifrån en enda princip. Det är snarare regel än undantag att en och samma organisation tvingas hantera att olika principer ställs mot varandra. För att besvara frågorna har vi analyserat myndigheters styrdokument för kommunikation. Inledningsvis tillfrågades samtliga nationella förvaltningsmyndigheter enligt SCB:s förteckning (N=252) om de hade sådana dokument. 173 myndigheter återkom med totalt 357 dokument bland annat profilmanualer, kommunikationspolicys, kommunikationsstrategier med mera. Bakgrunden till valet av styrdokument som material är att det är texter av argumenterande karaktär där myndigheterna beskriver när, var, hur, med vem och varför man ska kommunicera. Vilket också på så vis synliggör – explicit eller implicit – vilka principer myndigheter tar utgångspunkt i för sitt kommunikationsarbete. Resultaten visar att det är fyra principer som framträder i myndigheternas dokument: Ryktbarhetens principer (85 procent av myndigheterna) – att kommunikationen ska uttrycka myndighetens identitet, göra den synlig, påverka bilden av organisationen och skapa förtroende. Produktionens principer (82 procent av myndigheterna) – att kommunikationen ska bidra till verksamhetens måluppfyllelse, vara välordnad, planerad och strategisk och koordinera verksamheten. Det civilas principer (65 procent av myndigheterna) - att kommunikationen ska fungera som samhällsinformation, ge upplysning och service till medborgare, underlätta för journalisters granskning och faktasökande och redovisa resultat till uppdragsgivare. På så vis ska kommunikationen understödja samhällets demokratiska processer. Marknadens principer (22 procent av myndigheterna) - att kommunikationen ska positionera myndigheten och generera försäljning och utbyten mellan myndigheten och kunder. I första hand en princip som framträder i dokumenten från universitet och högskolor. Kreativitetens och traditionens principer förekommer inte i materialen från någon myndighet. Resultaten visar också att en betydande majoritet (84 procent) av myndigheterna söker stöd i mer än en princip och därför har att hantera olika typer av konflikter. I vissa fall är det högst påtagliga skillnader som också görs explicita som när det civilas ställs mot ryktbarhetens principer. Att vara fullständigt öppen och samtidigt sträva efter att presentera en uteslutande och tillrättalagd bild innebär stora svårigheter. Här finns många exempel på myndigheter som försöker upprätta en gräns för när anställda får kommunicera med omvärlden och vad de kan uttala sig om, samtidigt som de (ofta myndigheters ledning) försöker göra tydligt att detta inte inskränker meddelarskyddet eller offentlighetsprincipen. I andra fall är konflikterna mindre påtagliga - och ter sig sannolikt mindre bekymrande i praktiken - som när myndigheter ställer ryktbarhetens mot marknadens principer. I många sammanhang är ett starkt varumärke intimt förknippat med att stärka sin marknadsposition och på så vis bidra till en ökad försäljning (eller rekrytering av studenter).