Development and planning of behavioral interventions to enhance effective utilization of activity-based workplaces

The pandemic knocked over traditional ways of working in the office context, yet it is questionable whether, a couple of years after the pandemic, organizations have learned to utilize the workplaces in an efficient way, resulting in high employee experience. There was a transition of working practices from using offices before pandemic to remote work in pandemic and then start to settle in hybrid ways of working after pandemic. During this transition, flexible ways of utilizing and sharing workspaces were lost and activity-based workplaces may no longer be used as intended. A pilot project was conducted at one of the sections of a department of global Swedish organization to find behavioral gaps present when it comes to utilization of workspaces. This project’s aim was to develop and plan behavioral interventions to enhance effective utilization of activity-based workplaces. This thesis project focuses to contribute to knowledge regarding human behaviors’ impact on the utilization of workspaces and how tailor made solutions in form of behavioral interventions can be developed or created according to needs of workplaces facing similar challenges as the department of this case study. Results of this project points out the post-pandemic ways of working and the underlying reasons of behavioral gaps when it comes to utilization of activity-based workplaces’ workspaces at one of the sections of a department of a global Swedish organization. Based on these results and different stakeholders’ feedback, a package of behavioral interventions was suggested with an expectation of their positive outcome on utilization of workspaces. The study concludes that behavioral gaps or issues can be a reason for underutilization of workspaces in the activity-based workplaces and to improve the situation tailor made behavioral interventions should be developed. This study also gives recommendations for enhancing utilization of activity-based workplaces and what should be next steps at the
Pandemin störtade traditionella sätt att arbeta på kontor, men det är tveksamt om organisationer ett par år efter pandemin har lärt sig att använda arbetsplatser på ett effektivt sätt, vilket resulterat i en hög medarbetarupplevelse. Det skedde ett skifte i arbetsmetoder från att använda kontor före pandemin till att arbeta på distans under pandemin och sedan börja sätta sig in i hybrida sätt att arbeta efter pandemin. Under denna övergång förlorades flexibla sätt att utnyttja och dela arbetsytor och aktivitetsbaserade arbetsplatser får inte längre användas som avsett. Ett pilotprojekt genomfördes vid en av sektionerna på en avdelning av en global svensk organisation för att hitta beteendeklyftor som finns när det gäller nyttjandet av variationer av arbetsplatser. Detta projekts syfte var att utveckla och planera beteendeinsatser för att förbättra nyttjande av aktivitetsbaserade arbetsplatser. Detta examensarbete fokuserar på att bidra till kunskap om det mänskligt beteendets påverkan på nyttjandet av arbetsytor och hur lösningar i form av beteendeinsatser kan utvecklas eller skapas efter behov av arbetsplatsers med liknande utmaningar som på den här avdelningen. Resultatet av detta projekt visar arbetsvanor under den post-pandemiska eran och de bakomliggande orsakerna till beteendeklyftor när det gäller nyttjandet av aktivitetsbaserade arbetsplatsers på den undersökta sektionen . Baserat på dessa resultat och de anställdas och ledningsgruppens återkoppling föreslogs ett paket med beteendeinsatser med en förväntan om deras positiva resultat på användningen av arbetsytor. Studien drar slutsatsen att beteendeklyftor eller problem kan vara en orsak till underutnyttjande av arbetsytor och för att förbättra situationen bör beteendeinsatser utvecklas. Denna studie ger också rekommendationer för att förbättra nyttjandet av aktivitetsbaserade kontor och vad som bör vara nästa steg för avdelningen på global svensk organisationen för att förbättra situationen med långsiktiga