Computerización del proceso de selección de becas de asistencia al estudiante: la experiencia en el IFMG

Government agencies have been looking for ways to improve their efficiency with the support of technological resources, thus expanding the population's access to various services that, until then, demanded physical presence in certain locations. This article is presented in this context of innovations in electronic government, in particular, because it outlines and presents the results of the computerization project of activities related to the selection process of scholarship students at the Federal Institute of Minas Gerais (IFMG). This is a research that presents a new product from an exploratory experiment conducted as a case study within this institution. The execution of the process with the support of the built Information System generated, as main gains, the reduction of about 51% in the average time of publication of the results of public notices, faster release of financial resources for students with proven socio-economic vulnerability and the optimization of human resources involved with document analysis. Finally, increases in efficiency in the execution of tasks in conjunction with the increase in the satisfaction of those involved are results that must be widely disseminated so that the public administration is more effective in conducting technological innovation projects. Las agencias gubernamentales han estado buscando formas de mejorar su eficiencia con el apoyo de recursos tecnológicos, ampliando así el acceso de la población a diversos servicios que, hasta entonces, demandaban presencia física en determinadas localidades. Este artículo se presenta en este contexto de innovaciones en gobierno electrónico, en particular, porque delinea y presenta los resultados del proyecto de informatización de actividades relacionadas con el proceso de selección de estudiantes becados en el Instituto Federal de Minas Gerais (IFMG). Se trata de una investigación que presenta un nuevo producto de un experimento exploratorio realizado como estudio de caso dentro de esta institución. La ejecución del proceso con el apoyo del Sistema de Información construido generó, como principales ganancias, la reducción de alrededor del 51% en el tiempo promedio de publicación de los resultados de los avisos públicos, la liberación más rápida de recursos financieros para estudiantes con probada vulnerabilidad socio-económica y la optimización de los recursos humanos involucrados en el análisis de documentos. Finalmente, los incrementos en la eficiencia en la ejecución de tareas en conjunto con el aumento en la satisfacción de los involucrados son resultados que deben ser ampliamente difundidos para que la administración pública sea más efectiva en la conducción de proyectos de innovación tecnológica. Os órgãos governamentais vêm buscando maneiras de aprimorar a sua eficiência com o apoio de recursos tecnológicos, ampliando assim o acesso da população a diversos serviços que, até então, demandavam presença física em determinados locais. O presente artigo é apresentado neste contexto de inovações no governo eletrônico, em especial, porque delineia e apresenta os resultados do projeto de informatização das atividades relacionadas ao processo de seleção de estudantes bolsistas do Instituto Federal de Minas Gerais (IFMG). Trata-se de uma pesquisa que apresenta um novo produto a partir de um experimento exploratório conduzido como um estudo de caso no âmbito desta instituição. A execução do processo com o suporte do Sistema de Informação construído gerou, como principais ganhos, a redução em cerca de 51% no tempo médio de publicação dos resultados de editais, maior rapidez na liberação dos recursos financeiros para estudantes com comprovada vulnerabilidade socioeconômica e a otimização de recursos humanos envolvidos com as análises documentais. Finalmente, aumentos de eficiência na execução de tarefas em conjunto com o incremento na satisfação dos envolvidos são resultados que devem ser amplamente divulgados para que a administração pública seja mais efetiva na condução de projetos de inovação tecnológica.