Analysis of Functional Appraisal Process in Electronic Record Environments

This article minutely examines functional appraisal process tha t focuses on not content but function in which the records are created. Taking everythin g into consideration, functional appraisal in electronic record environments constitu tes consecutive process that is performed organically in pre-creation stage of records. Ultimately functional appraisal in electronic record environments is organic process selecting electronic records across phases of whole record management, which assure business context and recordness, and need to run organization and perform business. KEYWORDS Electronic Record, Electronic Record Environment, Record, Archi ve, Record Management, Appraisal, Functional Appraisal, Appraisal System 1. 서론 기록물의 평가는 무수히 많은 양의 기록물 가운데 일정 가치를 지닌 대상을 한정시켜 보존케 하는 과업이라는 점에서, 평가의 논리 및 방식은 시대 및 환경에 대응하며 부단히 변모해왔다. 21세기 전자기록 환경을 맞아 기존의 종이기록에 기반을 두어 온 평가 논리 및 방식 역시 변화가 불가피하게 되었다. 즉 개별 기록물의 내용적 가치에 바탕을 둔 사후적 평가는 전자기록의 특성상 원론적으로 적용할 수 없기 때문이다. 이와 더불어 평가의 개념 역시 부분적인 수정이 요구되고 있다. 지금까지 라이프사이클과 결부된 평가 논리는 생산 목적과는 상관없는 역사적⋅문화적 가치를 지닌 대상, 즉 아카이브(Archive)를 선별하는 행위로 인식되어 왔다면, 컨티뉴엄 사고에 토대를 둔 전자기록 환경에서의 평가는 종래의 이차적 가치뿐만 아니라 현용적 가치 역시 새롭게 주목받고 있기 때문이다(김명훈 2008).이러한 상황에서 전자기록 환경에서의 평가방식으로 새롭게 주목받고 있는 것은 기능평가(Functional Appraisal)이다. 기능평가는 개별 기록의 내용적 가치에 따른 평가를 지양하고, 기록이 생성된 기능상의 중요도를 기반으로 중요 기록물을 선별하는 방식이다. 기능평가는 전자기록의 증거성 확보를 위해 행해지는 사전적인 업무분석과 밀접히 연계되어 수행된다는 점에서, 전자기록 환경에서 필연적 평가방식으로 자리하고 있다. 이를 반영하듯 전자기록 환경 하의 국제 기록관리 표준으로 전세계적으로 수용되고 있는 ISO 15489에서는 기