A process model for acquiring international administrative routine data for health services research

Objectives: To describe a practical and standardized approach for acquiring international administrative routine data from different data owners for research.Methods: Best practice approach based on the experiences gained during the EU-funded ADVOCATE ("Added Value for Oral Care") project that involved the collection of routinely collected administrative data from health insurance providers, health funds or health authorities in six European countries.Results: A general process for data acquisition that contains four phases was developed: First, the conditions for data usage and access are determined. These conditions are subsequently tested by sharing and analyzing a data sample (quality and validity audit). After optimizing the process model, full-scale data access and analysis are performed.Conclusions: The general data acquisition approach has successfully been applied in the ADVOCATE project to acquire claims data from eight data owners, which prescribed different usage conditions in each case. The approach aims to make a contribution to a standardized process model for acquiring administrative routine data for research and providing researchers with a methodological framework. Ziel: Konzeption eines anwendbaren und standardisierten Ansatzes zur Akquise internationaler administrativer Routinedaten von verschiedenen Dateneigentümern für die Forschung.Methoden: Best-Practice-Ansatz auf Grundlage der Erfahrungen aus dem EU-Projekt ADVOCATE (Added Value for Oral Care), bei dem administrative Routinedaten von Krankenkassen, Krankenversicherungen oder Gesundheitsbehörden aus sechs europäischen Ländern erhoben wurden.Ergebnisse: Es wurde ein allgemeines, vierstufiges Verfahren zur Datenakquise entwickelt: Zunächst werden die Bedingungen für die Datennutzung und den Datenzugriff festgelegt. Diese Bedingungen werden anschließend durch den Austausch und die Analyse einer Stichprobe mit anschließender Datenqualitätsprüfung getestet. Nach der Optimierung des Prozesses erfolgt der vollständige Datenzugriff und die Analyse.Schlussfolgerungen: Das entwickelte Verfahren zur Datenakquise wurde erfolgreich im ADVOCATE- Projekt angewandt, um administrative Routinedaten von acht Dateneigentümern zu akquirieren, die jeweils unterschiedliche Nutzungsbedingungen vorschrieben. Ziel des Ansatzes ist es, einen Beitrag zu einem standardisierten Verfahren zur Akquise von Routinedaten für die Forschung zu leisten.