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Nel 2021 la sezione ANAI Friuli Venezia Giulia ha organizzato per i propri soci e per gli enti locali della Regione un corso di formazione, con tre appuntamenti, sulle nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici dell’Agenzia per l’Italia digitale in materia di documento informatico. Nel follow up del settembre 2021 si è svolto, anche in collaborazione con la stessa AgID, un laboratorio pratico, grazie al quale è stato promosso il lavoro di redazione del Manuale di gestione documentale del Comune di Trieste, che qui si presenta.

Le scuole pubbliche costituiscono una parte rilevante della Pubblica amministrazione italiana. Allo stesso modo di altri enti pubblici di piccole dimensioni, spesso devono affrontare la sfida della digitalizzazione dei loro flussi di lavoro e dei documenti con una limitata quantità di risorse e con una ricorrente, ragionevole e comprensibile carenza di specifiche competenze.Questo articolo mira a fornire una panoramica della gestione documentale nelle scuole pubbliche italiane e ad analizzare le decisive problematiche e le prospettive, con specifico riguardo ad alcuni casi concreti. Public schools are a relevant part of Italian public administration. Like other small-sized public bodies they often have to face the challenge of digitalisation of their workflows and documents with a small amount of resources and a frequent, reasonable and understandable lack of specific skills.This work aims to provide an overview of documents management in Italian public schools and analyze critical issues and perspectives with special regard to some concrete cases.

The article analyzes the role that policies have in guaranteeing the quality of creation, management and maintenance of digital resources, and offers an overview of national and international policies and standards that refer to records management and digital preservation. Finally, the article illustrates ICCROM’s records management manual and its digital preservation policy and strategy. L’articolo analizza il ruolo svolto dalle policy per la gestione e tenuta dei documenti e offre una panoramica sugli standard e sulle raccomandazioni nazionali e internazionali in questo ambito. L’articolo illustra inoltre il manuale di gestione dell’ICCROM (The International Centre for the Study of the Preservation and Restoration of Cultural Property), nello specifico la policy e la strategia per la conservazione digitale.

Presentazione delle attività della struttura Gestione Documentale

The chapter, presented in Gestione digitale in ambiente digitale, presents methodologies and pre-requisites to evaluetion and semi authomatic appraisal of of digital documents in accordance with regulations.

Il documento illustra le metodologie e i prerequisiti per la valutazione e la selezione (semi)automatica dei documenti d'archivio su supporto digitale in relazione alle prescrizioni normative ed agli obblighi di conservazione previsti dalle singole amministrazioni produttrici all'interno dei piani di conservazione adottati. Nasce e si sviluppa come seguito del progetto CNR, relativo al sistema di classificazione automatica dei documenti del protocollo informatico CLAUDIO. L'attenzione, questa voltà, è rivolta verso tutte le tipologie documentali comunemente adottate dagli enti pubblici siano esse digitali native o digitalizzate e quindi copie digitale di documenti analogici soffermandoci, in particolare, su quelle dotate di elementi intrinseci ed estrinseci utili ad una qualche forma di annotazione. Introdurremo inoltre un caso studio relativo all'azienda ospedaliera di Cosenza, finalizzato alla definizione di una mappa concettuale contenente gli attributi necessari allo scarti/conservazione e quindi capace di fungere da specifiche per la successiva realizzazione di un applicativo software dedicato.

In this talk, I shall deal with the complex process of computer reading and understanding of text documents as the result of the interleaving of a number of levels of processing, both linguistic and extra-linguistic, such as parsing, classifying, learning and knowing. In real tasks, there exists no parsing without classifying, no classifying without learning, no learning without knowing and eventually no knowing without "doing things with words". Only through robust integration and co-operation of less than optimal components and inter-disciplinary cross-fertilization we can hope to develop general and comprehensive solutions which are more than the sums of their parts.