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La conformación de una política en materia de gestión documental clara y objetiva, puede derivar en múltiples beneficios en la creación, captura, almacenamiento, uso y disposición de los documentos universitarios. La presente investigación tiene como objetivo determinar los componentes de una política de gestión documental para las universidades. Se utilizó como método principal el análisis documental y como técnica la revisión de documentos, aplicados sobre un grupo de políticas de gestión documental perteneciente a diferentes universidades. Se determinaron los componentes que debe contener una política, entre los que destacan: Glosario de términos, Preámbulo, Propósito, Declaración de Política, Alcance, Marco regulatorio y reglamentario, Sistemas de gestión documental, Responsabilidades, Relación con otras políticas, Vigencia y Referencias. Cabe destacar, que este resultado debe ser adaptado a las condiciones de cada institución de educación superior, al marco regulatorio, a la composición de su Sistema de Gestión Documental, así como al grado de preparación de sus especialistas. En la actualidad, las políticas de gestión documental se han convertido en un instrumento muy utilizado por las entidades para el logro de una acertada gestión documental. = The creation of a clear and objective document management policy can lead to multiple benefits in the creation, capture, storage, use and provision of university documents. This research aims to determine the components of a document management policy for universities. Document analysis was used as the main method and document review as a technique, applied to a group of document management policies belonging to different universities. The components that a policy must contain were determined, among which the following stand out: Glossary of terms, Preamble, Purpose, Policy Statement, Scope, Regulatory and regulatory framework, Document Management Systems, Responsibilities, Relationship with other policies, Validity and References. It should be noted that this result must be adapted to the conditions of each higher education institution, the regulatory framework, the composition of its Document Management System, as well as the degree of preparation of its specialists. Currently, document management policies have become an instrument widely used by entities to achieve successful document management.

La creación de una Política de Gestión Documental en universidades fortalece sus procesos informativo-documentales. El objetivo de la investigación es diseñar la Política de Gestión Documental para la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas. Dicho centro se encuentra en la ciudad de Santa Clara, siendo la casa de altos estudios más importante del centro de Cuba. Para el diseño del instrumento se utilizó como método fundamental el análisis documental y su técnica de revisión de documentos. Se presenta la Política a partir de la identificación y la descripción de los componentes de la misma, entre los cuales destacan: Glosario de términos, Preámbulo, Propósito, Declaración de Política, Alcance, Marco regulatorio y reglamentario, Sistemas de Gestión Documental, Responsabilidades, Relación con otras políticas, y Vigencia. La propuesta de la Política se encuentra en consonancia con los ejemplos de buenas prácticas establecidas a nivel internacional en universidades y con el análisis de las directrices normativas vinculadas a dicho proceso.

El conocimiento es un activo de importancia en las organizaciones que debe ser adecuadamente gestionado. Progresivamente se han incorporado técnicas y herramientas para la gestión del conocimiento, entre las que se encuentran las auditorías del conocimiento. El objetivo de este artículo es examinar la importancia de las auditorías del conocimiento como parte de la gestión del conocimiento en las universidades. Para ello se utilizó como método el análisis documental y la técnica revisión de documentos aplicada a la bibliografía recuperada mediante una búsqueda de información exhaustiva. A partir de la revisión de la literatura, se deduce que la gestión del conocimiento es un proceso que crea valor para las organizaciones y permite obtener ventajas competitivas. Mientras que las auditorías del conocimiento manifiestan su capacidad para identificar el estado del conocimiento y trazar estrategias. El desarrollo y evolución de modelos para la gestión del conocimiento, así como metodologías y modelos para las auditorías de conocimiento, demuestra que se concede importancia a ambos. Asimismo, se infiere que las auditorías del conocimiento constituyen una herramienta útil y necesaria para la gestión del conocimiento en las instituciones de educación superior. Sin embargo, la carencia de estudios sobre la ejecución/aplicación de auditorías del conocimiento en las universidades demuestra que este es un reto a enfrentar en el contexto académico.

El catálogo de tipología documental es una herramienta resultante del proceso de identificación, en el cual se registran debidamente los tipos documentales generados durante cada período. Esta herramienta se considera un soporte para asegurar la fidelidad, legalidad e imparcialidad de la documentación que se genera en cada unidad administrativa. A su vez, propicia el desarrollo de procesos tales como la descripción, la clasificación, la organización y la difusión. La Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas carece de una correcta identificación de las tipologías documentales que fueron generadas por dicha entidad en el ejercicio de sus funciones en el período desde 1952-1983. El estudio tiene como objetivo describir la elaboración de un catálogo de tipologías documentales generadas por dicho centro desde 1952-1983. No existe una gran variedad de autores que tratan la temática identificación. La misma es considerada como un proceso técnico-documental muy antiguo, aunque destacan Cruz (2006) y Duranti (2015). Para la identificación se aplicó como metodología el Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información creado en el 2015, con Beatriz Franco Espiño y Ricard Pérez Alcázar como coordinadores principales. Finalmente muestra como resultado las tipologías documentales identificadas en dos de sus dependencias: Archivo Central Universitario y el Jardín Botánico Provincial de Villa Clara.

La Gestión Documental enfocada desde la perspectiva de la Gobernanza de la Información, le proporciona a cualquier entidad universitaria una óptima gestión de todos sus procesos. Las tendencias internacionales apuntan a una integración entre los fundamentos teórico-prácticos existentes sobre Gestión Documental y la Gobernanza de Información. Mancomunar los modelos y principios básicos asociados a los procesos de evaluación documental es fundamental para logar una adecuada gestión organizacional. Son variados los autores que tratan esta temática, ya que los diagnósticos son aplicados por las diferentes instituciones cuando lo creen conveniente, destacando García (2012), Puerta (2016) y Mena & García (2019). La Metodología empleada para la realización del diagnóstico es el Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información publicado en enero del 2015. La realización del dictamen mediante dicha metodología comprueba que el estado de la Gestión Documental desde la óptica de la Gobernanza de la Información en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas se encuentra en un nivel muy elemental.