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El tradicional principio del silencio como desestimación, sostenido en el derecho federal administrativo argentino, se ha visto en jaque por la propuesta de modernización de los procedimientos y el innegable impacto de las nuevas tecnologías. En este artículo se analiza la normativa referida al silencio de la Administración, con especial énfasis en el caso de las presentaciones electrónicas. Para ello, se exponen las reglas generales del sistema ante la falta de respuesta expresa, así como las excepciones al principio general, con una mirada especial sobre las reformas introducidas en los últimos años a partir de la gestión documental a distancia y electrónica.

La investigación tuvo como objetivo elaborar un manual de manejo y gestión del archivo notarial, como instrumento para el buen manejo y gestión de la documentación notarial en Bolivia. El trabajo de campo requirió la aplicación de observación participante, entrevistas y encuestas. La observación participante se aplicó en la Notaria de Fe Pública N 107 de la ciudad de La Paz, en dos momentos(mayo de 2018 y mayo de 2019). Como resultado se propuso una guía concreta y práctica para el desarrollo de las siguientes acciones: [1] principios de la archivística; [2] clasificación de la documentación notarial; [3] procedimientos de la técnica de archivo notarial; [4] manejo y gestión documental; [5] recomendaciones sobre las medidas de seguridad del archivo. El complimiento de este manual por las 445 notarias de fe pública de capitales de ciudades y 317 notarias de fe pública de los municipios de las provincias facilitaría la atención a los usuarios del servicio notarial.

El presente artículo muestra el diagnóstico realizado a una empresa grande de su actual modelo de gestión de riesgos laborales que incluye el uso de la Tecnología de Información y Comunicación (TIC), dicho diagnóstico aborda tres dimensiones: estructura organizacional, gestión administrativa de riesgos de trabajo en la organización y tecnología de información. Como patrón se tiene la obligación de determinar anualmente la Prima de Riesgo de Trabajo (PRT) lo cual conlleva un manejo de gran cantidad de datos. Se pretende iniciar la discusión de la importancia que tiene modernizar procesos a través de las TIC en el área de la administración de obligaciones fiscales para asegurar el cumplimiento de cargas patronales de manera efectiva. El proyecto tendrá un enfoque de investigación cuantitativo de tipo exploratorio, descriptivo y experimental.

El desarrollo de la Sociedad de la Información ha propiciado en los últimos años, la continuidad de cambios de paradigmas con respecto la gestión de documentos, condicionado por el propio desarrollo de las organizaciones y las exigencias del entorno económico y social. La gestión de documentos, resulta una oportunidad de alto valor para cualquier organización, ante la necesidad de ejercer la toma de decisiones y acometer procesos de la administración, basados en la evidencia documental, con la garantía de una mayor transparencia y credibilidad. En el cumplimiento de este propósito, se reconocen los esfuerzos de investigación, en la búsqueda de diversas soluciones para atender las exigencias de la gestión documental en los escenarios de la administración pública y de los negocios. El presente trabajo, pone a consideración algunas ideas acerca del desarrollo de un modelo para la gestión documental para la empresa estatal cubana, en respuesta a las exigencias de la actualización del modelo económico cubano actual.

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An aspect that in my view is insufficiently questioned in conversations about the future of scholarly communication is the framing of academic documents as products of a publishing industry (publications). Here, I propose that documents that serve as evidence of scholarly and scientific activities should be primarily understood as records (elements of an archive), with all that this entails. This is compatible both with the public nature of many of these documents and with the need for editing processes. The result would be a true scholarly record that is worthy of its name, something that could not exist in the past because of technical limitations. This radical shift in perspective reveals the need for academic institutions and communities to take responsibility for the governance of scholarly communication processes, a demand recently voiced by several international organizations and expert groups. The approach outlined here intends to place the management of processes in scholarly communication at the same level as any other human activity that generates documents that are considered necessary to keep supporting said activity. In other areas, responsible organizations apply the principles of records management to appraise and implement the workflows that best support the activities of the organization. This is not the case in scholarly communication, where owing to historical reasons, communication is structured around an industry in which a small number of commercial actors have eventually amassed a disproportionate amount of power, ultimately giving rise to models in which a number of sectors of the academic community are systematically excluded on economic grounds. In summary, this work argues that the digital transformation of scholarly communication points to the need for scholarly records management. Initiatives such as the FAIR principles can be framed as steps in this direction. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

The research aims to analyze the quality management of human capital at the Universidad Católica de Cuenca. Methodologically, it was based on a descriptive, non-experimental, cross-sectional type, in order to collect information through an online survey and a questionnaire of various response alternatives on the Likert scale, the surveyed sample consisted of 124 students. With the graphical information and the collected data, it can be analyzed that 60% of respondents do not know if the university has a quality management system. The implementation of a quality management system itself is recommended that will allow monitoring the planning, control, improvement and continuous improvement of quality, to provide a high quality service.

Este estudio tiene como objetivo identificar las contribuciones de gestión de documentos al proceso de gestión del conocimiento. Tal enfoque se limita a las prácticas de gestión del conocimiento desarrolladas a partir de la información administrativa contenida en los documentos producidos por la propia organización. Así, se discute cómo tal información puede ser reutilizada para desarrollar el conocimiento organizacional. El método utilizado parte del levantamiento bibliográfico, limitando la selección de libros relacionados a la administración y archivología, y se tiene la gestión del conocimiento como categoría orientadora. Los datos recolectados son analizados por medio de la triangulación entre administración, archivología y gestión del conocimiento. La discusión sigue la lógica deductiva, y después de esa reflexión, se obtiene un artículo de revisión no sistemática que teje los eslabones interdisciplinarios para abordar dicha convergencia. De esta forma, la organización puede extraer información confiable a través de sus documentos para contribuir al proceso de toma de decisiones, además de fomentar la innovación y desarrollar una ventaja competitiva. Se plantea que el reúso de la información contenida en los archivos permite que los colaboradores racionalicen las actividades en favor de la eficiencia administrativa. En consecuencia, la sinergia producida por estas actividades agrega valor organizacional.

Este artículo analiza la situación de la valoración documental en la administración de las diferentes comunidades autónomas de España, a través del estudio de los documentos generados en el proceso de la valoración que se publican en sus páginas de archivos. Su objetivo es conocer el grado de desarrollo de los sistemas de valoración en las respectivas comunidades autónomas y si esos sistemas son transparentes y publican de forma activa sus resultados. En primer lugar, se presenta el marco conceptual de la valoración documental y se identifican los documentos que se generan en el proceso. Después, se analiza si esos documentos de la valoración están publicados en las páginas de archivos para presentar el grado de desarrollo de la valoración documental en las Comunidades Autónomas y su transparencia. Finalmente, se proponen unas recomendaciones generales para conseguir mejorar la información existente en la web sobre la valoración documental.

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La archivística posmoderna está marcada por la influencia directa de estándares que orientan y regulan el quehacer de los archivos así como la gestión documental. En los últimos años, los procesos técnicos, la administración de servicios y unidades de información, los sistemas de gestión de documentos y la preservación de recursos se apoyan en un conjunto de normas que facilitan su ejecución de forma sistemática, uniforme y eficaz. Este trabajo tiene como propósito identificar, describir y categorizar las normas destinadas a la representación de contenidos y su recuperación, a la continuidad y preservación de recursos digitales, a la verificación de calidad, a la excelencia empresarial y a los sistemas de gestión de documentos. El estudio que se presenta es de naturaleza descriptiva centrado en la identificación de dicha normativa con atención en su aplicación en los currículos de los archivistas. La sociedad moderna demanda profesionales que sean capaces de actuar en contextos de trabajo diferentes y posean las habilidades para implementar operaciones que engloban los procesos y la gestión de información. Como consecuencia, se debe modelar el perfil del profesional y fundamentar su trabajo en patrones normalizados y homogéneos que recojan todo tipo de prácticas.

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El modo en que las universidades han adoptado un enfoque centrado en la gestión de la calidad para lograr una mayor eficiencia y eficacia en la dirección de los procesos universitarios, y asegurar su mejora continua, es uno de los problemas principales de la gestión universitaria moderna. El objetivo general del artículo es proponer un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) para el proceso de investigación, basado en la norma ISO 9001:2015 y en el modelo de evaluación institucional utilizado en Ecuador, para certificar la calidad de las universidades. La Universidad de Otavalo incluyó en su plan estratégico 2015-2020 el diseño e implementación de un SGC, lo cual requirió el desarrollo de una investigación de naturaleza exploratoria y descriptiva, así como el uso de una metodología mixta estructurada en siete etapas, que abarcaron desde la definición del tipo de estudio hasta el diseño del SGC. Además, incluyó los instrumentos de investigación estructurados y no estructurados, elaborados para la recolección de la información. El resultado final del trabajo fue un diagnóstico fundamentado de la situación del proceso de investigación en la institución y el diseño e implementación de un SGC, el cual está integrado por cinco subprocesos con sus respectivas caracterizaciones, flujogramas y procedimientos, incluyendo los documentos y registros requeridos para el aseguramiento de la calidad. Su aplicación ha permitido mejorar la organización del proceso investigativo, evidenciado en los resultados en la gestión de proyectos y en la producción científica lograda.

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A business process consists of a set of activities that unfold for the purpose of achieving a certain outcome. One of the essential characteristics of a process is the generation and aggregation of documents, both in the physical and digital environment. However, documents are not always studied and presented in business process models, failing to add productivity and changes to processes. In order to demonstrate this need, a theoretical framework is established relating the themes, as well as evidence of the documents as dynamic content carriers that have a flow of approval and life cycle inherent in the business process. Next, two case reports are presented. The results point to the shocking changes in the processes in projects that present documentary studies. It is concluded that the importance of representing this participant instance of the process in the modeling is significant so that the advantages that are expected initially at a moment of transformation are obtained. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

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Resumen El desarrollo de la Sociedad de la Información ha propiciado en los últimos años la continuidad de cambios de paradigmas con respecto la gestión de documentos, condicionado por el desarrollo de las organizaciones y las exigencias del entorno económico y social. La gestión de documental resulta una oportunidad de alto valor para cualquier organización, ante la necesidad de ejercer la toma de decisiones y acometer procesos de la administración basados en la evidencia documental, con la garantía de una mayor transparencia y credibilidad. En el cumplimiento de este propósito, se reconocen los esfuerzos de investigación en la búsqueda de diversas soluciones para atender las exigencias de la gestión documental en los escenarios de la administración pública y de los negocios. El presente trabajo pone a consideración algunas ideas acerca del desarrollo de un modelo para la gestión documental para la empresa estatal cubana, en respuesta a las exigencias de la actualización del modelo económico cubano actual. English abstract. The development of the Information Society has led in recent years to the continuity of changes in paradigms regarding document management, conditioned by the development of organizations and the demands of the economic and social environment. Document management is an opportunity of high value for any organization, given the need to exercise decision-making and undertake management processes based on documentary evidence, with the guarantee of greater transparency and credibility. In order to fulfill this purpose, the research efforts are recognized in the search for various solutions to meet the requirements of document management in the public administration and business scenarios. This paper presents some ideas about the development of a document management model for the Cuban state - owned company, in response to the demands of updating the current Cuban economic model.

Tras un breve repaso histórico de los trabajos de archiveros y bibliotecarios parlamentarios en la Edad Contemporánea española, se traza la evolución de las acciones de este Cuerpo superior de funcionarios de las Cortes Generales durante los 40 años de vigencia de nuestra Constitución actual, subrayando la importancia de la coordinación como principio que favorece la transparencia y la consecución de objetivos a la altura de los tiempos. El artículo finaliza trasladando a conceptos actuales las tradicionales funciones de esta profesión: reunir materiales, conservar, organizar, describir, preservar y difundir son tareas que pueden denominarse en esta conmemoración, en 2018, digitalizar, gestionar el conocimiento, etiquetar con metadatos, procurar la migración de soportes y subir a la Red descripciones intercambiables y ensamblables a otras colecciones. Un reto para el que la acción de puesta al día mediante formación especializada nos ha de mantener preparados.

A lexicometric analysis of the Colombian legal regulations about archival science (Laws, Decrees, Agreements and Notice) published on the Archivo General de la Nación website is completed, and a data mining is carried out using the VoyantTools tool (https: // voyant-tools. org /), to identify the most common archival and document management words used in Colombian norms between the periods 1913-1989, when Archivo General de la Nación was officially created, and 1990-2017, a period that has been in operation this entity. This analysis allows us to identify the colombian legal archival language in both periods and to determine if there were significant changes between both period with the beginning of the operation of the Archivo General de la Nación of Colombia. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

This study aims to present a faceted classification plan for the archival management of documents in the federal universities of Brazil. For this, was done a literature review on the archival management in Brazil, the types of classification plans and the theory of the Ranganathan faceted classification, through searches in databases in the areas of Librarianship and Archivology. It was identified the classification plan used in the Federal Institutions of Higher Education to represent the functional facet and created the structural classification plan to represent the structural facet. The two classification plans were inserted into a digital repository management system to give rise to the faceted classification plan. The system used was Tainacan, free software wordpress-based used in digital document management. The developed faceted classification plan allows the user to choose and even combine the way to look for the information that guarantees agreater efficiency in the information retrieval. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

El propósito de este artículo es defender el papel fundamental de los archiveros y la gestión de documentos de cara a la futura Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública que tiene previsto aprobarse en España. Se llama la atención, así mismo, sobre determinadas condiciones necesarias en la situación actual para garantizar dicho papel y, con él, el propio derecho de acceso.

Tras una introducción a la normalización en general, se concreta cuáles son los casos más conocidos de normalización en información y documentación, y específicamente la normalización ISO en gestión de documentos. Se repasan cuáles son las normas ISO relacionadas con la gestión de documentos desde la ISO 15489, hasta el último proyecto ISO 30300. Sistema de gestión para los documentos.

Análisis del alcance de la certificación en la práctica archivística. Descripción del proceso certificador, de la normativa específica utilizada para ello y de los organismos certifi cadores, con el fin de mostrar su funcionamiento y difundir fuentes y agentes que intervienen en la certificación de Archivos. Contextualización de la certifi cación en el modelo de gestión de documentos —serie ISO 30300—, sistema de gestión para los documentos, con el objetivo de difundir sus principios y estructura donde se regula su certificación. Valoración del impacto de la certificación sobre el mantenimiento de sistemas de gestión documental eficientes en las organizaciones. El método analítico-descriptivo es utilizado en el estudio, cuyos resultados son: descripción del(los) objeto(s) y proceso de certificación en el Archivo. Presentación del proyecto de certificación regulado en la serie de normas ISO 30300 sobre sistemas de gestión documental: objeto, proceso y agentes implicados. Reflexión sobre el impacto del proceso certificador de la actividad de archivar en las organizaciones.

El presente ensayo justifica el análisis de requisitos de información frente a un contexto de cambio en las organizaciones y enumera los factores que inciden en su evolución. Se investigan y describen los principales métodos y técnicas empleados en la auditoría de requisitos, señalando los enfoques emergentes más destacados. También se enuncian algunas experiencias internacionales y nacionales y se incorporan sugerencias de trabajo. Para la elaboración de este texto se han revisado y analizado recursos bibliográficos específicos así como normativos: series ISO de gestión de calidad, de seguridad, de riesgos y de gestión documental. El método empleado es analítico-descriptivo.This essay provides a rationale for the analysis of information requirements in a context of organizational change and gives an account of the factors that influence its evolution. The prevailing, most relevant approaches, methods and techniques for auditing records requirements are described, along with several local and foreign cases with suggestions for future developments. Employing an analytical-descriptive approach, this paper is underpinned by a review and analysis of specialized bibliography and ISO standards on security, risks, and records auditing and management.

El desarrollo archivístico nacional en México vive hoy momentos cruciales, de cara a su futuro inmediato. La «cuestión archivística», se sitúa hoy en la mesa del análisis jurídico y las decisiones políticas que se han emprendido en materia de transparencia, rendición de cuentas y las estrategias de gobierno abierto. El presente documento analiza la contribución de los archivos a esa cultura democrática

La serie de normas ISO 30300 Management system for records, cuyos dos primeros productos se publican en 2011, está enfocada a la integración de la gestión de los documentos en la metodología de las normas de sistemas de gestión usada por las ISO 9000 que se basan en los ciclos de mejora continua. Se describe su acogida en el mercado, las organizaciones que la implantan y el papel que juegan los profesionales de la gestión de documento y archivos

Record appraisal in the brazilian and portuguese university environments is analysed comparatively in light of the Canadian archival theory and the postcustodial reflection developed in Portugal, beyond the influence of these theories in the conception of archival systems. Especifically, São Paulo state universities (USP, UNICAMP and UNESP) and portuguese universities were studied. Universities have a peculiar context regarding the production of administrative and scientific documents that reflects their activities and functions. This study focuses on the context of record creation in universities to how how their records are produced and managed. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

The project of the Library and Information Unit (UIB) of the Institute of Nuclear Sciences (ICN) of the UNAM to develop an integrated information management system, called SIGI, for auditing its academic resources and production is presented. As the basis of the automation project, the library took the annual activity report drawn up by the academics of the institution. The processes of change and design, and the resulting activities and information products are described, in particular, the generation of institutional bibliometric indicators, the academic directory and the institutional repository. The library has evolved from a traditional role to a new one in which it has become a scientific information management unit. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

En el impulso de la sociedad del conocimiento la información personal es todavía un asunto pendiente, un campo inexplorado por la bibliotecología y las ciencias de la información. No existe, desde la perspectiva epistemológica, una teoría que explique sus principios o cualidades, una tipología que clasifique los documentos de carácter personal ni un método validado que nos permita comprender sus alcances en la era moderna de la información. En este contexto, el artículo propone una serie de elementos metodológicos para la gestión de proyectos de información personal, recomienda aspectos prácticos para la organización documental a través de fundamentos bibliotecológicos tradicionales y diversas herramientas informáticas, además de teorizar sobre los retos que implica la aplicación de las propuestas de registro, almacenamiento, control y divulgación de la información personal en ámbitos profesionales, de investigación y académicos.

In Chile the results of the Transparency and Access to Information Law adopted in 2009 have shown the need to improve records management practices in public institutions. However, there is still a lack of formally trained and experienced records managers and archivists to lead the process. For this reason many entities recruit librarians for these jobs, librarianship being the nearest available professional profile. This paper is an introduction to records management and archives aimed at Chilean librarians who are approaching this field for the first time especially in state institutions. In the text I try to make a "conceptual bridge" from the logic of librarianship towards the logic of records/archives management, highlighting particular issues that may be sources of misunderstanding among the "librarian/archivists" because they are new concepts foreign to the standard librarian's world view. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

La gestión de los estándares de los números internacionales de identificación de documentos está teniendo una serie de consecuencias derivadas directamente del carácter público o privado de la gestión realizada y de los intereses comerciales. En este texto se hace un análisis del estado actual de las gestiones de los principales números de identificación de documentos, de cara a establecer las bases de la, a nuestro juicio, necesaria reflexión que deberían hacer las instituciones públicas para poder llevar a cabo el control bibliográfico de la producción a escala mundial.

Copyright of Ciência da Informação is the property of Instituto Brasileiro de Informacao em Ciencia e Tecnologia (IBICT) and its content may not be copied or emailed to multiple sites or posted to a listserv without the copyright holder's express written permission. However, users may print, download, or email articles for individual use. This abstract may be abridged. No warranty is given about the accuracy of the copy. Users should refer to the original published version of the material for the full abstract. (Copyright applies to all Abstracts.)

Transparency in public administration is possible if citizens are guaranteed access to documents. In this paper we propose a definition of transparency and analyse the Spanish legislation that addresses the right of access to information. Transparency is also more readily achieved if institutions have organized their archives. We propose essential requirements that must meet the legal and records management standards. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

It's internationally recognized for proper management of documents generated by agencies of state administration in any country, it is essential to the existence of a legal body that regulates the management of public record, in which consists the documentation may be requested through the right of access to public information. Chilean reality provides various rules that address issues relating to archives and records management, creating a regulatory dispersion which causes problems when applying and interpreting the provisions in accordance with the reality that today we can observe in the structure of the Administration. The second part of this research reviews the scope that has the current legislation regarding the disposal of documents, become clear that the primary legislation in the matter not from a specialized agency, not expressly establishes the documentary and archival principle assessment to support the expurgation and in all cases not specifically identified, is given to the agency head the power to remove documents that it deems lack of interest. Finally there is a brief overview of the most significant judgments and decisions concerning public records emanating from the Comptroller General of the Republic and the Council for Transparency, in order to illustrate the practical application of certain rules. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

It's internationally recognized for proper management of documents generated by agencies of state administration in any country, it is essential to the existence of a legal body that regulates the management of public record, in which consists the documentation may be requested through the right of access to public information. Chilean reality provides various rules that address issues relating to archives and records management, creating a regulatory dispersion which causes problems when applying and interpreting the provisions in accordance with the reality that today we can observe in the structure of the Administration. The first part of this research reviews the scope that has legislation on the elaboration and retention of records, showing also the difference and regulatory gaps in relation to electronic document. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

The balance of the activity of Spanish archives in 2011 is remarkably satisfactory. Areas where improvement has led to a more relevant improvement (document management regulations, digital preservation, access, human rights) and the need for increased efforts in training, archival legislation, re-use of information and research are pointed out. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

Information technologies determine three trends in the management and use of information in companies: corporate transparency, competitive intelligence and use of social media or web 2.0. Corporate transparency, an unstoppable trend despite the economic crisis, affects records management. Competitive intelligence is gathering momentum in some sectors and enterprises, while still not widespread in small and medium-sized enterprise (SMEs) in Spain. When companies embrace the use of social media or web 2.0, this begins to transform their management and use of information. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

Based on experiencies in document and knowledge management, the article explains ten aspects that must be considered in order to carry out successfully a project on document management. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

Key factors for the future of Archival science are identified and prioritized from the views of a small group of professionals and researchers, using the qualitative technique of consensus-building. The study has identified 70 factors distributed among five variables: the future of archives (26), of Archival science (10), of professionals (12), of relationships with technologies (10) and of society (12). The amount, scope and results invite us to continue the research in broader contexts as well as in larger groups of experts from different sectors. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

The electronic management of documents and records is facing major challenges: the integration of document processes and checks in routine work processes; risk analysis; techniques and controls needed to manage records and digital evidence controls (metadata, digital signature, authenticity, integrity, preservation); and access restrictions for citizenship or customers. Information professionals are invited to take an active role in resolving these complex problems. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

The design and implementation of a competitive intelligence program needs the identification and the protection of the vital records produced by an organization. The information audit is proposed the technique most appropriate to identify the vital records. The protection of vital records is founded on the creation of a records management system insight organizations, in accordance with ISO 15489 standard, which contains the measurements for the preservation and the access to the documents. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

Document management is becoming an ever more central issue for organisations. However here is still confusion about what «document management» is and how important it is for organisations to manage the increasing number of documents in order to provide timely information. The article emphasises the most important aspects to consider before implementing a technological document management tool. [ABSTRACT FROM AUTHOR]

Algunos de los principales problemas de los archivos españoles están ligados a la acumulación de documentos históricos en los archivos administrativos y a la falta de una normativa desarrollada sobre la valoración, selección, eliminación y transferencias de documentos desde aquellos a los archivos históricos. La gestión de documentos, introducida recientemente en España, intenta contribuir al buen funcionamiento del sistema, mediante las técnicas mencionadas. En este trabajo se hace una referencia pormenorizada de sus aplicaciones, especialmente de la identificación y valoración, en los diferentes niveles de la Administración española.