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En Findeter S. A. se han presentado dificultades en el trámite de las cuentas de cobro para el pago de los contratistas de obra e interventoría, puesto que los contratistas no presentan la documentación a tiempo, no diligencian correctamente los formatos establecidos por el Departamento de Calidad y/o la documentación remitida por los contratistas no es completa. Por eso se recomienda implementar un sistema de documentación web para la agilización del cargue de los documentos correspondientes a las cuentas de cobro, a fin de optimizar el tiempo de revisión por parte de los supervisores. Así, el objetivo del presente proyecto es evaluar las alternativas para mitigar el problema principal, la más adecuada de estas será el resultado del proyecto., In Findeter S.A. there have been difficulties in processing the collection accounts for the payment of construction and auditing contractors, since the contractors do not submit the documentation on time, they do not correctly fill out the forms established by the Quality Department and/or the documentation submitted by the contractors is not complete. For this reason, it is recommended to implement a web documentation system to speed up the loading of the documents corresponding to the collection accounts, in order to optimize the review time by the supervisors. Thus, the objective of this project is to evaluate the alternatives to mitigate the main problem, the most appropriate of these will be the result of the project.

En Findeter S. A. se han presentado dificultades en el trámite de las cuentas de cobro para el pago de los contratistas de obra e interventoría, puesto que los contratistas no presentan la documentación a tiempo, no diligencian correctamente los formatos establecidos por el Departamento de Calidad y/o la documentación remitida por los contratistas no es completa. Por eso se recomienda implementar un sistema de documentación web para la agilización del cargue de los documentos correspondientes a las cuentas de cobro, a fin de optimizar el tiempo de revisión por parte de los supervisores. Así, el objetivo del presente proyecto es evaluar las alternativas para mitigar el problema principal, la más adecuada de estas será el resultado del proyecto., In Findeter S.A. there have been difficulties in processing the collection accounts for the payment of construction and auditing contractors, since the contractors do not submit the documentation on time, they do not correctly fill out the forms established by the Quality Department and/or the documentation submitted by the contractors is not complete. For this reason, it is recommended to implement a web documentation system to speed up the loading of the documents corresponding to the collection accounts, in order to optimize the review time by the supervisors. Thus, the objective of this project is to evaluate the alternatives to mitigate the main problem, the most appropriate of these will be the result of the project.

En Findeter S. A. se han presentado dificultades en el trámite de las cuentas de cobro para el pago de los contratistas de obra e interventoría, puesto que los contratistas no presentan la documentación a tiempo, no diligencian correctamente los formatos establecidos por el Departamento de Calidad y/o la documentación remitida por los contratistas no es completa. Por eso se recomienda implementar un sistema de documentación web para la agilización del cargue de los documentos correspondientes a las cuentas de cobro, a fin de optimizar el tiempo de revisión por parte de los supervisores. Así, el objetivo del presente proyecto es evaluar las alternativas para mitigar el problema principal, la más adecuada de estas será el resultado del proyecto., In Findeter S.A. there have been difficulties in processing the collection accounts for the payment of construction and auditing contractors, since the contractors do not submit the documentation on time, they do not correctly fill out the forms established by the Quality Department and/or the documentation submitted by the contractors is not complete. For this reason, it is recommended to implement a web documentation system to speed up the loading of the documents corresponding to the collection accounts, in order to optimize the review time by the supervisors. Thus, the objective of this project is to evaluate the alternatives to mitigate the main problem, the most appropriate of these will be the result of the project.

El proyecto consiste en el desarrollo de la estructuración de la fase 1 y 2 de un software de gestión de documentos electrónicos de archivo para la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia -SDSCJ, que permita la interoperabilidad y la custodia de información electrónica producida de acuerdo con la misión que esta tiene. El público objeto del proyecto está dirigido a los funcionarios, contratistas y ciudadanos, con el propósito de adquirir e implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -SGDEA- óptimo, que garantice el acceso a la información de manera oportuna. Con el desarrollo de este proyecto, se espera que el nuevo aplicativo permita suplir las necesidades actuales y posibles necesidades futuras, así mismo permite posicionar a la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia -SDSCJ como una de las entidades públicas que da cumplimiento a la normatividad archivística colombiana y a su vez articularse con otras entidades distritales y nacionales para la ejecución de su misionalidad., The project consists of the development of the structuring of phase 1 and 2 of an electronic archival document management software for the District Secretariat of Security, Coexistence and Justice -SDSCJ, which allows interoperability and custody of electronic information produced in accordance with the mission it has. The public objector the project is addressed to officials, contractors and citizens, with the purpose of acquiring and implementing an optimal Electronic Document Management System of Archive -EDMS- that guarantees access to information in a timely manner. With the development of this project, it is expected that the new application will allow to meet the current needs and possible future needs, as well as allowand position the District Secretariat of Security, Coexistence and Justice -SDSCJ as one of the public entities that complies with the Colombian archival regulations and in turn articulate with other district and national entities for the He said of his missionality.

En la actualidad, las compañías se encuentran en una carrera continua por mejorar sus procesos de producción conforme a los objetivos de crecimientos propuestos por la alta dirección. Constantemente, se diseñan proyectos de mejora que intervienen procesos donde se evidencian fallas como retrasos, tiempos muertos, reprocesos, y deficiencias en la nivelación de recursos, que inciden en pérdidas económicas anuales, perdida de la ventaja comercial y sanciones aplicables al incurrir en faltas frente a las normas que se deben cumplir para su operación. Sin embargo, un factor principal de dichas fallas en procesos, involucra una deficiente gestión documental, donde la información que se maneja, no posee los estándares correctos de clasificación, custodia e interactividad que el área de producción necesita de tener para su operatividad. Ante esta falencia, las compañías invierten en soluciones con el fin de mantenerse a la vanguardia aplicando tecnologías, diseños y conceptos nuevos que permitan incluir la gestión documental como pilar dentro del área de producción y de esta manera mitigar las fallas que se presenten referentes a la información necesitada. Conforme a lo enunciado, la compañía Bureau Veritas Colombia, ha identificado en su línea de Certificación de Vehículos convertidos a gas natural vehicular (GNV) el deficiente manejo de la información referente a los vehículos certificados, al no tener implementado un sistema de gestión documental, generando así reprocesos en la verificación de datos, la ausencia total de una base de datos actualizada, y la desarticulación documental de la línea de trabajo. A partir de la problemática evidenciada en la compañía, el presente trabajo pretende definir y establecer los correspondientes estudios y planes necesarios, que se deben realizar, teniendo en cuenta las diferentes alternativas de solución previstas para llevar a cabo la ejecución del proyecto que tiene como objeto el viabilizar la implementación de un sistema de contro

En la actualidad, las compañías se encuentran en una carrera continua por mejorar sus procesos de producción conforme a los objetivos de crecimientos propuestos por la alta dirección. Constantemente, se diseñan proyectos de mejora que intervienen procesos donde se evidencian fallas como retrasos, tiempos muertos, reprocesos, y deficiencias en la nivelación de recursos, que inciden en pérdidas económicas anuales, perdida de la ventaja comercial y sanciones aplicables al incurrir en faltas frente a las normas que se deben cumplir para su operación. Sin embargo, un factor principal de dichas fallas en procesos, involucra una deficiente gestión documental, donde la información que se maneja, no posee los estándares correctos de clasificación, custodia e interactividad que el área de producción necesita de tener para su operatividad. Ante esta falencia, las compañías invierten en soluciones con el fin de mantenerse a la vanguardia aplicando tecnologías, diseños y conceptos nuevos que permitan incluir la gestión documental como pilar dentro del área de producción y de esta manera mitigar las fallas que se presenten referentes a la información necesitada. Conforme a lo enunciado, la compañía Bureau Veritas Colombia, ha identificado en su línea de Certificación de Vehículos convertidos a gas natural vehicular (GNV) el deficiente manejo de la información referente a los vehículos certificados, al no tener implementado un sistema de gestión documental, generando así reprocesos en la verificación de datos, la ausencia total de una base de datos actualizada, y la desarticulación documental de la línea de trabajo. A partir de la problemática evidenciada en la compañía, el presente trabajo pretende definir y establecer los correspondientes estudios y planes necesarios, que se deben realizar, teniendo en cuenta las diferentes alternativas de solución previstas para llevar a cabo la ejecución del proyecto que tiene como objeto el viabilizar la implementación de un sistema de contro

El proyecto consiste en el desarrollo de la estructuración de la fase 1 y 2 de un software de gestión de documentos electrónicos de archivo para la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia -SDSCJ, que permita la interoperabilidad y la custodia de información electrónica producida de acuerdo con la misión que esta tiene. El público objeto del proyecto está dirigido a los funcionarios, contratistas y ciudadanos, con el propósito de adquirir e implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -SGDEA- óptimo, que garantice el acceso a la información de manera oportuna. Con el desarrollo de este proyecto, se espera que el nuevo aplicativo permita suplir las necesidades actuales y posibles necesidades futuras, así mismo permite posicionar a la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia -SDSCJ como una de las entidades públicas que da cumplimiento a la normatividad archivística colombiana y a su vez articularse con otras entidades distritales y nacionales para la ejecución de su misionalidad., The project consists of the development of the structuring of phase 1 and 2 of an electronic archival document management software for the District Secretariat of Security, Coexistence and Justice -SDSCJ, which allows interoperability and custody of electronic information produced in accordance with the mission it has. The public objector the project is addressed to officials, contractors and citizens, with the purpose of acquiring and implementing an optimal Electronic Document Management System of Archive -EDMS- that guarantees access to information in a timely manner. With the development of this project, it is expected that the new application will allow to meet the current needs and possible future needs, as well as allowand position the District Secretariat of Security, Coexistence and Justice -SDSCJ as one of the public entities that complies with the Colombian archival regulations and in turn articulate with other district and national entities for the He said of his missionality.

En la actualidad, las compañías se encuentran en una carrera continua por mejorar sus procesos de producción conforme a los objetivos de crecimientos propuestos por la alta dirección. Constantemente, se diseñan proyectos de mejora que intervienen procesos donde se evidencian fallas como retrasos, tiempos muertos, reprocesos, y deficiencias en la nivelación de recursos, que inciden en pérdidas económicas anuales, perdida de la ventaja comercial y sanciones aplicables al incurrir en faltas frente a las normas que se deben cumplir para su operación. Sin embargo, un factor principal de dichas fallas en procesos, involucra una deficiente gestión documental, donde la información que se maneja, no posee los estándares correctos de clasificación, custodia e interactividad que el área de producción necesita de tener para su operatividad. Ante esta falencia, las compañías invierten en soluciones con el fin de mantenerse a la vanguardia aplicando tecnologías, diseños y conceptos nuevos que permitan incluir la gestión documental como pilar dentro del área de producción y de esta manera mitigar las fallas que se presenten referentes a la información necesitada. Conforme a lo enunciado, la compañía Bureau Veritas Colombia, ha identificado en su línea de Certificación de Vehículos convertidos a gas natural vehicular (GNV) el deficiente manejo de la información referente a los vehículos certificados, al no tener implementado un sistema de gestión documental, generando así reprocesos en la verificación de datos, la ausencia total de una base de datos actualizada, y la desarticulación documental de la línea de trabajo. A partir de la problemática evidenciada en la compañía, el presente trabajo pretende definir y establecer los correspondientes estudios y planes necesarios, que se deben realizar, teniendo en cuenta las diferentes alternativas de solución previstas para llevar a cabo la ejecución del proyecto que tiene como objeto el viabilizar la implementación de un sistema de contro

El proyecto “Implementación de herramienta de Gestor Documental para la Agencia de Aduana Siaco S.A.S, bajo los estándares del PMI®” tiene como objetivo crear una herramienta informática que permita optimizar el proceso de gestión documental manejado en las áreas administrativas de la compañía como lo son talento humano y SST (Seguridad y Salud en el Trabajo). El diagnóstico se realizará con técnicas y herramientas de investigación que permitan identificar el proceso actual manejado en los diferentes departamentos para la gestión documental y plantear opciones de mejora que se pueden analizar y diseñar acorde a la metodología y así conseguir la mejor alternativa informática para dar solución. El propósito de ejecutar la implementación de la herramienta es optimizar los recursos humanos asignados en los departamentos descritos anteriormente, garantizar que la información se encuentre en línea para realizar consultas, hacer reducción de los reprocesos identificados entre departamentos, mejorar el esquema de seguridad de los documentos y disminuir el porcentaje del consumo de papel. Este proyecto será ejecutado bajo los estándares establecidos por PMI®, y bajo las buenas prácticas establecidas en el PMBOK® ejecutándolas de la mejor manera para ofrecer una solución viable que optimice los procesos según la necesidad de la compañía.

En el documento se encuentran técnicas de manejo de un proyecto de acuerdo con los estándares del PMI, permitiendo a la organización una presentación del proyecto desde un análisis y formulación del problema, el cual se presenta por una deficiencia en el Sistema de Gestión Documental de PRAXAIR S.A. Manejando un método de investigación exploratorio a través de un estudio de las fuentes de información (encuestas, entrevistas, visitas de campo etc) desde un marco metodológico, estudios técnicos, estudios de mercado. Con base en los métodos mencionados se genera un sistema de gestión documental con tablas de retención, cuadros de clasificación gestionados desde la herramienta SADE.NET, obteniendo una administración y optimización centralizada de los procesos de gestión documental en la organización., The document contains project management techniques in accordance with the PMI standards, allowing the organization to present the project from an analysis and problem formulation, which is presented by a deficiency in PRAXAIR S.A. Document Management System. Managing an exploratory research method through a study of information sources (surveys, interviews, field visits etc) from a methodological framework, technical studies, market studies. Based on the aforementioned methods, a document management system is created with retention tables, classification tables managed from the SADE.NET tool, obtaining a centralized administration and optimization of document management processes into the organization.

El proyecto “Implementación de herramienta de Gestor Documental para la Agencia de Aduana Siaco S.A.S, bajo los estándares del PMI®” tiene como objetivo crear una herramienta informática que permita optimizar el proceso de gestión documental manejado en las áreas administrativas de la compañía como lo son talento humano y SST (Seguridad y Salud en el Trabajo). El diagnóstico se realizará con técnicas y herramientas de investigación que permitan identificar el proceso actual manejado en los diferentes departamentos para la gestión documental y plantear opciones de mejora que se pueden analizar y diseñar acorde a la metodología y así conseguir la mejor alternativa informática para dar solución. El propósito de ejecutar la implementación de la herramienta es optimizar los recursos humanos asignados en los departamentos descritos anteriormente, garantizar que la información se encuentre en línea para realizar consultas, hacer reducción de los reprocesos identificados entre departamentos, mejorar el esquema de seguridad de los documentos y disminuir el porcentaje del consumo de papel. Este proyecto será ejecutado bajo los estándares establecidos por PMI®, y bajo las buenas prácticas establecidas en el PMBOK® ejecutándolas de la mejor manera para ofrecer una solución viable que optimice los procesos según la necesidad de la compañía.

El presente caso de estudio está basado en un proyecto de la Superintendencia de Notariado y Registro adjudicado a SISTEMAS DE INNOVACION S.A.S, para diseñar una solución a los problemas generados por sistema de información registral que actualmente posee la entidad. Para ello, se aplicarán los estándares y buenas prácticas de la Gestión de Proyectos PMI, para definir la planeación del proyecto. Igualmente, se desarrollarán los planes de gestión establecidos en el PMBOK® Guide 6 Ed. con sus correspondientes características, lineamientos y metodología de planeación.

En el documento se encuentran técnicas de manejo de un proyecto de acuerdo con los estándares del PMI, permitiendo a la organización una presentación del proyecto desde un análisis y formulación del problema, el cual se presenta por una deficiencia en el Sistema de Gestión Documental de PRAXAIR S.A. Manejando un método de investigación exploratorio a través de un estudio de las fuentes de información (encuestas, entrevistas, visitas de campo etc) desde un marco metodológico, estudios técnicos, estudios de mercado. Con base en los métodos mencionados se genera un sistema de gestión documental con tablas de retención, cuadros de clasificación gestionados desde la herramienta SADE.NET, obteniendo una administración y optimización centralizada de los procesos de gestión documental en la organización., The document contains project management techniques in accordance with the PMI standards, allowing the organization to present the project from an analysis and problem formulation, which is presented by a deficiency in PRAXAIR S.A. Document Management System. Managing an exploratory research method through a study of information sources (surveys, interviews, field visits etc) from a methodological framework, technical studies, market studies. Based on the aforementioned methods, a document management system is created with retention tables, classification tables managed from the SADE.NET tool, obtaining a centralized administration and optimization of document management processes into the organization.

El presente caso de estudio está basado en un proyecto de la Superintendencia de Notariado y Registro adjudicado a SISTEMAS DE INNOVACION S.A.S, para diseñar una solución a los problemas generados por sistema de información registral que actualmente posee la entidad. Para ello, se aplicarán los estándares y buenas prácticas de la Gestión de Proyectos PMI, para definir la planeación del proyecto. Igualmente, se desarrollarán los planes de gestión establecidos en el PMBOK® Guide 6 Ed. con sus correspondientes características, lineamientos y metodología de planeación.

El proyecto “Implementación de herramienta de Gestor Documental para la Agencia de Aduana Siaco S.A.S, bajo los estándares del PMI®” tiene como objetivo crear una herramienta informática que permita optimizar el proceso de gestión documental manejado en las áreas administrativas de la compañía como lo son talento humano y SST (Seguridad y Salud en el Trabajo). El diagnóstico se realizará con técnicas y herramientas de investigación que permitan identificar el proceso actual manejado en los diferentes departamentos para la gestión documental y plantear opciones de mejora que se pueden analizar y diseñar acorde a la metodología y así conseguir la mejor alternativa informática para dar solución. El propósito de ejecutar la implementación de la herramienta es optimizar los recursos humanos asignados en los departamentos descritos anteriormente, garantizar que la información se encuentre en línea para realizar consultas, hacer reducción de los reprocesos identificados entre departamentos, mejorar el esquema de seguridad de los documentos y disminuir el porcentaje del consumo de papel. Este proyecto será ejecutado bajo los estándares establecidos por PMI®, y bajo las buenas prácticas establecidas en el PMBOK® ejecutándolas de la mejor manera para ofrecer una solución viable que optimice los procesos según la necesidad de la compañía.

En el documento se encuentran técnicas de manejo de un proyecto de acuerdo con los estándares del PMI, permitiendo a la organización una presentación del proyecto desde un análisis y formulación del problema, el cual se presenta por una deficiencia en el Sistema de Gestión Documental de PRAXAIR S.A. Manejando un método de investigación exploratorio a través de un estudio de las fuentes de información (encuestas, entrevistas, visitas de campo etc) desde un marco metodológico, estudios técnicos, estudios de mercado. Con base en los métodos mencionados se genera un sistema de gestión documental con tablas de retención, cuadros de clasificación gestionados desde la herramienta SADE.NET, obteniendo una administración y optimización centralizada de los procesos de gestión documental en la organización., The document contains project management techniques in accordance with the PMI standards, allowing the organization to present the project from an analysis and problem formulation, which is presented by a deficiency in PRAXAIR S.A. Document Management System. Managing an exploratory research method through a study of information sources (surveys, interviews, field visits etc) from a methodological framework, technical studies, market studies. Based on the aforementioned methods, a document management system is created with retention tables, classification tables managed from the SADE.NET tool, obtaining a centralized administration and optimization of document management processes into the organization.

El presente caso de estudio está basado en un proyecto de la Superintendencia de Notariado y Registro adjudicado a SISTEMAS DE INNOVACION S.A.S, para diseñar una solución a los problemas generados por sistema de información registral que actualmente posee la entidad. Para ello, se aplicarán los estándares y buenas prácticas de la Gestión de Proyectos PMI, para definir la planeación del proyecto. Igualmente, se desarrollarán los planes de gestión establecidos en el PMBOK® Guide 6 Ed. con sus correspondientes características, lineamientos y metodología de planeación.

El siguiente trabajo buscar implementar la Gestión Documental, siguiendo los lineamientos del PMI en el Consorcio FOPEP 2015. El Ministerio del Trabajo mediante contrato de Encargo Fiduciario No. 296 del 1 de Diciembre de 2015, acordó la administración de los recursos del Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional al Consorcio FOPEP 2015, integrado por las sociedades fiduciarias: FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. y FIDUCIARIA BANCOLOMBIA S.A. El motivo de implementar este proyecto, tiene como propósito cumplir la obligación suscrita con el Ministerio de Trabajo en su contrato 296 de 2015 en donde especifica en su cláusula 37 que se debe implementar la gestión documental cumpliendo la ley 594 del 2000 - Ley General de Archivos. El objetivo de este trabajo es describir como se podría llegar a implementar la Gestión Documental aplicando los conceptos vistos a lo largo de la Especialización Gerencia de Proyectos., The following work seeks to implement a Document Management program following the methodological guide of PMI in the Consortium FOPEP 2015. The Ministry of Labor in Trust Contract No. 296 of December 1, 2015, in accordance with the administration of resources of the Public Pension Fund of the National Level to the Consortium FOPEP 2015, comprised of trust companies: FIDUCIARIA LA PREVISORA SA and FIDUCIARIA BANCOLOMBIA SA The purpose of implementing this project is to fulfill the obligation to subscribe with the Ministry of Labor in its contract 296 of 2015 in which it specifies in clause 37 of the General Law of Archives. The objective of this paper is to describe how the Document Management Program can be implemented applying the concepts seen throughout the Project Management Specialization.

En este trabajo se presenta el proyecto: "Modelo para elaboración de propuestas económicas para proyectos de gestión documental”, el cual se desarrolló en el curso de la Especialización de Gerencia de Proyectos. Según la ley 594 del 2000, las empresas del sector público, y las organizaciones del sector privado que deseen acogerse a dicha ley, deben cumplir ciertos requisitos para la preservación de documentación organizacional. El fin de esta ley es disponer de la documentación organizada de tal forma que la información pueda ser útil al servicio ciudadano y como fuente de la historia. En este trabajo se realiza una breve descripción de la población a la que va dirigida, con sus respectivos estudios y evaluaciones, sobre la viabilidad del proyecto y como se pretende atacar la demanda, generando más competitividad en el mercado de nuestros clientes. Este proyecto busca la aplicación de los conocimientos aprendidos durante la Especialización de Gerencia de Proyectos en la Universidad Piloto de Colombia., This document explains and shows the project "Model for Develop Economic Proposals for Document Management Projects", this project will be developing during the progress of the Project Management Specialization. The law 529 of the year 2000 dictates that all the companies of the public sector must meet certain requirements for the preservation of organizational documentation. The purpose of this law is to have the documentation organized in such a way that the information can be useful to the citizen service and as a source of history. In this document brief description of the population to which it is directed is made, with their respective studies and evaluations, on the viability of the project and how it intends to attack the demand, generating more competitiveness in the market of our clients. This project seeks the application of the knowledge learned with respect to the management of projects offered by the Universidad Piloto de Colombia

En este trabajo se presenta el proyecto: "Modelo para elaboración de propuestas económicas para proyectos de gestión documental”, el cual se desarrolló en el curso de la Especialización de Gerencia de Proyectos. Según la ley 594 del 2000, las empresas del sector público, y las organizaciones del sector privado que deseen acogerse a dicha ley, deben cumplir ciertos requisitos para la preservación de documentación organizacional. El fin de esta ley es disponer de la documentación organizada de tal forma que la información pueda ser útil al servicio ciudadano y como fuente de la historia. En este trabajo se realiza una breve descripción de la población a la que va dirigida, con sus respectivos estudios y evaluaciones, sobre la viabilidad del proyecto y como se pretende atacar la demanda, generando más competitividad en el mercado de nuestros clientes. Este proyecto busca la aplicación de los conocimientos aprendidos durante la Especialización de Gerencia de Proyectos en la Universidad Piloto de Colombia., This document explains and shows the project "Model for Develop Economic Proposals for Document Management Projects", this project will be developing during the progress of the Project Management Specialization. The law 529 of the year 2000 dictates that all the companies of the public sector must meet certain requirements for the preservation of organizational documentation. The purpose of this law is to have the documentation organized in such a way that the information can be useful to the citizen service and as a source of history. In this document brief description of the population to which it is directed is made, with their respective studies and evaluations, on the viability of the project and how it intends to attack the demand, generating more competitiveness in the market of our clients. This project seeks the application of the knowledge learned with respect to the management of projects offered by the Universidad Piloto de Colombia

El siguiente trabajo buscar implementar la Gestión Documental, siguiendo los lineamientos del PMI en el Consorcio FOPEP 2015. El Ministerio del Trabajo mediante contrato de Encargo Fiduciario No. 296 del 1 de Diciembre de 2015, acordó la administración de los recursos del Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional al Consorcio FOPEP 2015, integrado por las sociedades fiduciarias: FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. y FIDUCIARIA BANCOLOMBIA S.A. El motivo de implementar este proyecto, tiene como propósito cumplir la obligación suscrita con el Ministerio de Trabajo en su contrato 296 de 2015 en donde especifica en su cláusula 37 que se debe implementar la gestión documental cumpliendo la ley 594 del 2000 - Ley General de Archivos. El objetivo de este trabajo es describir como se podría llegar a implementar la Gestión Documental aplicando los conceptos vistos a lo largo de la Especialización Gerencia de Proyectos., The following work seeks to implement a Document Management program following the methodological guide of PMI in the Consortium FOPEP 2015. The Ministry of Labor in Trust Contract No. 296 of December 1, 2015, in accordance with the administration of resources of the Public Pension Fund of the National Level to the Consortium FOPEP 2015, comprised of trust companies: FIDUCIARIA LA PREVISORA SA and FIDUCIARIA BANCOLOMBIA SA The purpose of implementing this project is to fulfill the obligation to subscribe with the Ministry of Labor in its contract 296 of 2015 in which it specifies in clause 37 of the General Law of Archives. The objective of this paper is to describe how the Document Management Program can be implemented applying the concepts seen throughout the Project Management Specialization.

En este trabajo se presenta el proyecto: "Modelo para elaboración de propuestas económicas para proyectos de gestión documental”, el cual se desarrolló en el curso de la Especialización de Gerencia de Proyectos. Según la ley 594 del 2000, las empresas del sector público, y las organizaciones del sector privado que deseen acogerse a dicha ley, deben cumplir ciertos requisitos para la preservación de documentación organizacional. El fin de esta ley es disponer de la documentación organizada de tal forma que la información pueda ser útil al servicio ciudadano y como fuente de la historia. En este trabajo se realiza una breve descripción de la población a la que va dirigida, con sus respectivos estudios y evaluaciones, sobre la viabilidad del proyecto y como se pretende atacar la demanda, generando más competitividad en el mercado de nuestros clientes. Este proyecto busca la aplicación de los conocimientos aprendidos durante la Especialización de Gerencia de Proyectos en la Universidad Piloto de Colombia., This document explains and shows the project "Model for Develop Economic Proposals for Document Management Projects", this project will be developing during the progress of the Project Management Specialization. The law 529 of the year 2000 dictates that all the companies of the public sector must meet certain requirements for the preservation of organizational documentation. The purpose of this law is to have the documentation organized in such a way that the information can be useful to the citizen service and as a source of history. In this document brief description of the population to which it is directed is made, with their respective studies and evaluations, on the viability of the project and how it intends to attack the demand, generating more competitiveness in the market of our clients. This project seeks the application of the knowledge learned with respect to the management of projects offered by the Universidad Piloto de Colombia

Establecer los lineamientos y estándares del proceso de edición, revisión y almacenamiento de informes de gestión de obra e interventoría dentro de la firma GNG INGENIERÍA. constituye el objetivo principal del proyecto que se plantea realizar bajo el enfoque PMI, según lo expuesto en el presente documento. El desarrollo del proyecto consta de tres participantes, los cuales a través de la utilización de los equipos de la oficina central de GNG INGENIERÍA y la dedicación parcial de su horario laboral, desarrollaran y socializaran al personal las plantillas y manuales que determinan de forma adecuada la edición, revisión y almacenamiento de los informes de gestión, los cuales son un producto principal de la gestión de la organización con respecto al cliente., Establish guidelines and standards for the process of editing, reviewing and storing reports of construction work and supervision in the company GNG INGENIERÍA, is the main objective of the project through the PMI approach. In the development of the project are three participants who through the use of GNG INGENIERÍA equipment in the main office and part of their working hours, will develop and socialize the staff the manuals for improving the process of editing, reviewing and storing reports, which are the main product of the management of the organization in relation with the customer.

Establecer los lineamientos y estándares del proceso de edición, revisión y almacenamiento de informes de gestión de obra e interventoría dentro de la firma GNG INGENIERÍA. constituye el objetivo principal del proyecto que se plantea realizar bajo el enfoque PMI, según lo expuesto en el presente documento. El desarrollo del proyecto consta de tres participantes, los cuales a través de la utilización de los equipos de la oficina central de GNG INGENIERÍA y la dedicación parcial de su horario laboral, desarrollaran y socializaran al personal las plantillas y manuales que determinan de forma adecuada la edición, revisión y almacenamiento de los informes de gestión, los cuales son un producto principal de la gestión de la organización con respecto al cliente., Establish guidelines and standards for the process of editing, reviewing and storing reports of construction work and supervision in the company GNG INGENIERÍA, is the main objective of the project through the PMI approach. In the development of the project are three participants who through the use of GNG INGENIERÍA equipment in the main office and part of their working hours, will develop and socialize the staff the manuals for improving the process of editing, reviewing and storing reports, which are the main product of the management of the organization in relation with the customer.

Establecer los lineamientos y estándares del proceso de edición, revisión y almacenamiento de informes de gestión de obra e interventoría dentro de la firma GNG INGENIERÍA. constituye el objetivo principal del proyecto que se plantea realizar bajo el enfoque PMI, según lo expuesto en el presente documento. El desarrollo del proyecto consta de tres participantes, los cuales a través de la utilización de los equipos de la oficina central de GNG INGENIERÍA y la dedicación parcial de su horario laboral, desarrollaran y socializaran al personal las plantillas y manuales que determinan de forma adecuada la edición, revisión y almacenamiento de los informes de gestión, los cuales son un producto principal de la gestión de la organización con respecto al cliente., Establish guidelines and standards for the process of editing, reviewing and storing reports of construction work and supervision in the company GNG INGENIERÍA, is the main objective of the project through the PMI approach. In the development of the project are three participants who through the use of GNG INGENIERÍA equipment in the main office and part of their working hours, will develop and socialize the staff the manuals for improving the process of editing, reviewing and storing reports, which are the main product of the management of the organization in relation with the customer.

La propuesta para la intervención del Fondo Documental Acumulado está encauzada a la organización de los documentos producidos por Servicios Postales Nacionales S.A. y que hallan ubicados en el municipio de Funza - Cundinamarca. La cual, por ser entidad de economía mixta que presta servicios públicos está obligada al cumplimiento de la normatividad archivística colombiana vigente emanada por el Ente Rector; el Archivo General de la Nación. Por tanto, esta investigación está orientada a la elaboración de una propuesta que permita direccionar la intervención del Fondo Documental acumulado, con el fin de permitir la administración del flujo de documentos, determinando la disposición final de los mismos y su proceso de ordenación de manera lógica, asegurando la conservación de los documentos que poseen valores secundarios y que pueden generar mayor valor a la Entidad.

La propuesta para la intervención del Fondo Documental Acumulado está encauzada a la organización de los documentos producidos por Servicios Postales Nacionales S.A. y que hallan ubicados en el municipio de Funza - Cundinamarca. La cual, por ser entidad de economía mixta que presta servicios públicos está obligada al cumplimiento de la normatividad archivística colombiana vigente emanada por el Ente Rector; el Archivo General de la Nación. Por tanto, esta investigación está orientada a la elaboración de una propuesta que permita direccionar la intervención del Fondo Documental acumulado, con el fin de permitir la administración del flujo de documentos, determinando la disposición final de los mismos y su proceso de ordenación de manera lógica, asegurando la conservación de los documentos que poseen valores secundarios y que pueden generar mayor valor a la Entidad.

La propuesta para la intervención del Fondo Documental Acumulado está encauzada a la organización de los documentos producidos por Servicios Postales Nacionales S.A. y que hallan ubicados en el municipio de Funza - Cundinamarca. La cual, por ser entidad de economía mixta que presta servicios públicos está obligada al cumplimiento de la normatividad archivística colombiana vigente emanada por el Ente Rector; el Archivo General de la Nación. Por tanto, esta investigación está orientada a la elaboración de una propuesta que permita direccionar la intervención del Fondo Documental acumulado, con el fin de permitir la administración del flujo de documentos, determinando la disposición final de los mismos y su proceso de ordenación de manera lógica, asegurando la conservación de los documentos que poseen valores secundarios y que pueden generar mayor valor a la Entidad.

El presente proyecto tiene como finalidad la implementación de un software de gestión documental en un fondo de pensiones, exponer la transformación de los procesos internos de la organización, partiendo de la premisa de que las comunicaciones son el principal insumo para el correcto funcionamiento de la empresa, así mismo, se podrá encontrar el análisis acerca de la importancia y de los últimos avances de la gestión documental, pasando por la revisión de las alternativas que actualmente se encuentran en el mercado, eligiendo las más opcionadas para brindar a la empresa el mejoramiento en el manejo de las comunicaciones, finalmente se realizará una comparación entre el antes y el después evidenciando como los procesos se harán más eficaces, reduciendo los tiempos de respuesta, la perdida de comunicaciones y logrando un control de todas las comunicaciones recibidas y enviadas por el fondo de pensiones; así mismo, se logrará identificar los múltiples beneficios no solo económicos al lograr una reducción significativa en los costos, sino también un aporte al medio ambiente al querer llevar la organización a la cultura de cero papel a través de una gestión de los documentos totalmente digital.

El presente proyecto tiene como finalidad la implementación de un software de gestión documental en un fondo de pensiones, exponer la transformación de los procesos internos de la organización, partiendo de la premisa de que las comunicaciones son el principal insumo para el correcto funcionamiento de la empresa, así mismo, se podrá encontrar el análisis acerca de la importancia y de los últimos avances de la gestión documental, pasando por la revisión de las alternativas que actualmente se encuentran en el mercado, eligiendo las más opcionadas para brindar a la empresa el mejoramiento en el manejo de las comunicaciones, finalmente se realizará una comparación entre el antes y el después evidenciando como los procesos se harán más eficaces, reduciendo los tiempos de respuesta, la perdida de comunicaciones y logrando un control de todas las comunicaciones recibidas y enviadas por el fondo de pensiones; así mismo, se logrará identificar los múltiples beneficios no solo económicos al lograr una reducción significativa en los costos, sino también un aporte al medio ambiente al querer llevar la organización a la cultura de cero papel a través de una gestión de los documentos totalmente digital.

El presente proyecto tiene como finalidad la implementación de un software de gestión documental en un fondo de pensiones, exponer la transformación de los procesos internos de la organización, partiendo de la premisa de que las comunicaciones son el principal insumo para el correcto funcionamiento de la empresa, así mismo, se podrá encontrar el análisis acerca de la importancia y de los últimos avances de la gestión documental, pasando por la revisión de las alternativas que actualmente se encuentran en el mercado, eligiendo las más opcionadas para brindar a la empresa el mejoramiento en el manejo de las comunicaciones, finalmente se realizará una comparación entre el antes y el después evidenciando como los procesos se harán más eficaces, reduciendo los tiempos de respuesta, la perdida de comunicaciones y logrando un control de todas las comunicaciones recibidas y enviadas por el fondo de pensiones; así mismo, se logrará identificar los múltiples beneficios no solo económicos al lograr una reducción significativa en los costos, sino también un aporte al medio ambiente al querer llevar la organización a la cultura de cero papel a través de una gestión de los documentos totalmente digital.

Tomando como base el ciclo de vida de un documento, en donde un documento como tal puede encontrarse en una fase activa, semi-activa e inactiva, el sistema de gestión documental propuesto en el presente proyecto, permite la optimización de búsquedas de documentación relacionadas con el conjunto de documentos encontrados en las etapa activa y semi-activa de una organización; en este sentido, para comprender de una mejor manera las bondades de la tecnología propuesta, se cita a continuación como antecedentes del problema, un extracto de un estudio de la revista española de documentación científica denominado “aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y gestión de conocimiento”.

Tomando como base el ciclo de vida de un documento, en donde un documento como tal puede encontrarse en una fase activa, semi-activa e inactiva, el sistema de gestión documental propuesto en el presente proyecto, permite la optimización de búsquedas de documentación relacionadas con el conjunto de documentos encontrados en las etapa activa y semi-activa de una organización; en este sentido, para comprender de una mejor manera las bondades de la tecnología propuesta, se cita a continuación como antecedentes del problema, un extracto de un estudio de la revista española de documentación científica denominado “aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y gestión de conocimiento”.

A través de los años, la información se ha convertido en un recurso fundamental para la creación de diferentes organizaciones, con el paso del tiempo la documentación se transforma en material propio de la sociedad, pues para hacer valida esta apropiación se han implementado técnicas para brindar el tratamiento apropiado para la manipulación y conservación de cada una de las actividades que se realizan. Hoy en día se genera gran cantidad de información, lo que ha obligado a diferentes Entidades a cambiar o establecer un plan de almacenamiento de la información, en donde se plantea la gestión documental, en la cual las nuevas tecnologías pasan a formar parte esencial de este proceso.

A través de los años, la información se ha convertido en un recurso fundamental para la creación de diferentes organizaciones, con el paso del tiempo la documentación se transforma en material propio de la sociedad, pues para hacer valida esta apropiación se han implementado técnicas para brindar el tratamiento apropiado para la manipulación y conservación de cada una de las actividades que se realizan. Hoy en día se genera gran cantidad de información, lo que ha obligado a diferentes Entidades a cambiar o establecer un plan de almacenamiento de la información, en donde se plantea la gestión documental, en la cual las nuevas tecnologías pasan a formar parte esencial de este proceso.

A través de los años, la información se ha convertido en un recurso fundamental para la creación de diferentes organizaciones, con el paso del tiempo la documentación se transforma en material propio de la sociedad, pues para hacer valida esta apropiación se han implementado técnicas para brindar el tratamiento apropiado para la manipulación y conservación de cada una de las actividades que se realizan. Hoy en día se genera gran cantidad de información, lo que ha obligado a diferentes Entidades a cambiar o establecer un plan de almacenamiento de la información, en donde se plantea la gestión documental, en la cual las nuevas tecnologías pasan a formar parte esencial de este proceso.

Tomando como base el ciclo de vida de un documento, en donde un documento como tal puede encontrarse en una fase activa, semi-activa e inactiva, el sistema de gestión documental propuesto en el presente proyecto, permite la optimización de búsquedas de documentación relacionadas con el conjunto de documentos encontrados en las etapa activa y semi-activa de una organización; en este sentido, para comprender de una mejor manera las bondades de la tecnología propuesta, se cita a continuación como antecedentes del problema, un extracto de un estudio de la revista española de documentación científica denominado “aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y gestión de conocimiento”.

El presente trabajo contiene todos los aspectos tenidos en cuenta para realizar de manera apropiada el análisis, diseño, implementación y cierre del proyecto de acuerdo a los lineamientos descritos en el PMBOK. El proyecto consiste en la implementación del sistema de gestión documental en la empresa de servicios. Para gestionar apropiadamente el proyecto fueron tenidas en cuenta las áreas de conocimiento del PMBOK como: Gestión de Alcance, Gestión de Tiempo, Gestión de Costos, Gestión de Calidad, Gestión de Recurso Humano, Gestión de Comunicaciones, Gestión de Riesgos y Gestión de Adquisiciones. El gerente de proyecto y su equipo se apoyan en herramientas y técnicas para definir cada uno de los entregables de las áreas mencionadas anteriormente. El proyecto también se evidencia de manera breve todo lo relacionado con el contexto organizacional el cual es importante porque permite primero conocer la empresa; y en segundo lugar, da las herramientas de información necesarias para lograr el objetivos propuestos.

El presente trabajo contiene todos los aspectos tenidos en cuenta para realizar de manera apropiada el análisis, diseño, implementación y cierre del proyecto de acuerdo a los lineamientos descritos en el PMBOK. El proyecto consiste en la implementación del sistema de gestión documental en la empresa de servicios. Para gestionar apropiadamente el proyecto fueron tenidas en cuenta las áreas de conocimiento del PMBOK como: Gestión de Alcance, Gestión de Tiempo, Gestión de Costos, Gestión de Calidad, Gestión de Recurso Humano, Gestión de Comunicaciones, Gestión de Riesgos y Gestión de Adquisiciones. El gerente de proyecto y su equipo se apoyan en herramientas y técnicas para definir cada uno de los entregables de las áreas mencionadas anteriormente. El proyecto también se evidencia de manera breve todo lo relacionado con el contexto organizacional el cual es importante porque permite primero conocer la empresa; y en segundo lugar, da las herramientas de información necesarias para lograr el objetivos propuestos.

El presente trabajo contiene todos los aspectos tenidos en cuenta para realizar de manera apropiada el análisis, diseño, implementación y cierre del proyecto de acuerdo a los lineamientos descritos en el PMBOK. El proyecto consiste en la implementación del sistema de gestión documental en la empresa de servicios. Para gestionar apropiadamente el proyecto fueron tenidas en cuenta las áreas de conocimiento del PMBOK como: Gestión de Alcance, Gestión de Tiempo, Gestión de Costos, Gestión de Calidad, Gestión de Recurso Humano, Gestión de Comunicaciones, Gestión de Riesgos y Gestión de Adquisiciones. El gerente de proyecto y su equipo se apoyan en herramientas y técnicas para definir cada uno de los entregables de las áreas mencionadas anteriormente. El proyecto también se evidencia de manera breve todo lo relacionado con el contexto organizacional el cual es importante porque permite primero conocer la empresa; y en segundo lugar, da las herramientas de información necesarias para lograr el objetivos propuestos.

De acuerdo a la importancia que tiene la Gestión Documental actualmente en las organizaciones públicas y privadas y según el rol presentado por cada empresa, se busca dar a conocer las mejores alternativas para la implementación de un software que garantice el buen funcionamiento de la Gestión Documental, dentro de una entidad dedicada al sector financiero, adquiriendo un sistema rápido en su manejo y que aporte valor agregado a la gestión tradicional. El presente documento explica el análisis que se ha realizado para la formulación de la implementación de un software para optimizar el proceso de documentación de los clientes. El análisis se ha realizado de acuerdo a las necesidades que se han venido presentando en la Entidad Financiera y se ha centrado en las deficiencias y carencias presentadas. El software implementado para la Gestión Documental integrada debe considerar y garantizar la completitud y calidad de la información y documentación de clientes, proveedores, empleados y terceros por medio de la digitalización, indexación, custodia y trazabilidad en su creación, actualización y uso, su implementación se estructura bajo la modalidad de solución de arrendamiento o leasing de licencias, con infraestructura propia. Así mismo el proyecto pretende generar un aporte considerable al tema del medio ambiente, ya que se reduce la huella de carbono en las tareas diarias, especialmente en las que se manejan papel y material de almacenamiento, contribuye a optimizar ambientes destinados a la conservación documental, de acuerdo con los estándares de seguridad ambiental que se deben llevar a cabo en las compañías.

De acuerdo a la importancia que tiene la Gestión Documental actualmente en las organizaciones públicas y privadas y según el rol presentado por cada empresa, se busca dar a conocer las mejores alternativas para la implementación de un software que garantice el buen funcionamiento de la Gestión Documental, dentro de una entidad dedicada al sector financiero, adquiriendo un sistema rápido en su manejo y que aporte valor agregado a la gestión tradicional. El presente documento explica el análisis que se ha realizado para la formulación de la implementación de un software para optimizar el proceso de documentación de los clientes. El análisis se ha realizado de acuerdo a las necesidades que se han venido presentando en la Entidad Financiera y se ha centrado en las deficiencias y carencias presentadas. El software implementado para la Gestión Documental integrada debe considerar y garantizar la completitud y calidad de la información y documentación de clientes, proveedores, empleados y terceros por medio de la digitalización, indexación, custodia y trazabilidad en su creación, actualización y uso, su implementación se estructura bajo la modalidad de solución de arrendamiento o leasing de licencias, con infraestructura propia. Así mismo el proyecto pretende generar un aporte considerable al tema del medio ambiente, ya que se reduce la huella de carbono en las tareas diarias, especialmente en las que se manejan papel y material de almacenamiento, contribuye a optimizar ambientes destinados a la conservación documental, de acuerdo con los estándares de seguridad ambiental que se deben llevar a cabo en las compañías.

De acuerdo a la importancia que tiene la Gestión Documental actualmente en las organizaciones públicas y privadas y según el rol presentado por cada empresa, se busca dar a conocer las mejores alternativas para la implementación de un software que garantice el buen funcionamiento de la Gestión Documental, dentro de una entidad dedicada al sector financiero, adquiriendo un sistema rápido en su manejo y que aporte valor agregado a la gestión tradicional. El presente documento explica el análisis que se ha realizado para la formulación de la implementación de un software para optimizar el proceso de documentación de los clientes. El análisis se ha realizado de acuerdo a las necesidades que se han venido presentando en la Entidad Financiera y se ha centrado en las deficiencias y carencias presentadas. El software implementado para la Gestión Documental integrada debe considerar y garantizar la completitud y calidad de la información y documentación de clientes, proveedores, empleados y terceros por medio de la digitalización, indexación, custodia y trazabilidad en su creación, actualización y uso, su implementación se estructura bajo la modalidad de solución de arrendamiento o leasing de licencias, con infraestructura propia. Así mismo el proyecto pretende generar un aporte considerable al tema del medio ambiente, ya que se reduce la huella de carbono en las tareas diarias, especialmente en las que se manejan papel y material de almacenamiento, contribuye a optimizar ambientes destinados a la conservación documental, de acuerdo con los estándares de seguridad ambiental que se deben llevar a cabo en las compañías.

En el proyecto de mejora de procesos de gestión documental de la EEC, inicialmente fueron identificadas las necesidades que se tenían en los procesos de atención al cliente, pago a proveedores, Gestión jurídica, Perdidas de Energía y Correspondencia General, determinando luego de un análisis teórico conceptual, practicas del negocio, juicio de expertos, estudios de mercado y demás considerados en el desarrollo de la formulación de este documento, la viabilidad en la implementación de un sistema de control más robusto para poder garantizar la aplicabilidad y funcionalidad al interior de EEC. Definido el problema nace como objetivo la urgencia de re potenciar un sistema de gestión documental que cumpla con los requisitos del negocio y garantice la necesidad tanto del cliente interno como el externo, para ello se profundiza en el presente documento la fase de formulación en cuyo desarrollo se evaluaron distintas herramientas con el fin de seleccionar la mejor alternativa. Es así como en el presente documento se logra concluir cuál de las herramientas es la que más se ajusta a la realidad empresarial de la EEC y se estructura la fase de planeación dándole a la EEC la herramienta para ejecutar el presente proyecto, resolviendo con este sus deficiencias en el manejo documental. La formulación de la planeación fue estructurada según los lineamientos dictados por el PMI, entre algunos de los documentos desarrollados se encuentran al análisis de stake holders, análisis de riesgos, estudios de caso entre otros, los cuales se encuentran debidamente documentados a lo largo de este documento.

En el proyecto de mejora de procesos de gestión documental de la EEC, inicialmente fueron identificadas las necesidades que se tenían en los procesos de atención al cliente, pago a proveedores, Gestión jurídica, Perdidas de Energía y Correspondencia General, determinando luego de un análisis teórico conceptual, practicas del negocio, juicio de expertos, estudios de mercado y demás considerados en el desarrollo de la formulación de este documento, la viabilidad en la implementación de un sistema de control más robusto para poder garantizar la aplicabilidad y funcionalidad al interior de EEC. Definido el problema nace como objetivo la urgencia de re potenciar un sistema de gestión documental que cumpla con los requisitos del negocio y garantice la necesidad tanto del cliente interno como el externo, para ello se profundiza en el presente documento la fase de formulación en cuyo desarrollo se evaluaron distintas herramientas con el fin de seleccionar la mejor alternativa. Es así como en el presente documento se logra concluir cuál de las herramientas es la que más se ajusta a la realidad empresarial de la EEC y se estructura la fase de planeación dándole a la EEC la herramienta para ejecutar el presente proyecto, resolviendo con este sus deficiencias en el manejo documental. La formulación de la planeación fue estructurada según los lineamientos dictados por el PMI, entre algunos de los documentos desarrollados se encuentran al análisis de stake holders, análisis de riesgos, estudios de caso entre otros, los cuales se encuentran debidamente documentados a lo largo de este documento.

En el proyecto de mejora de procesos de gestión documental de la EEC, inicialmente fueron identificadas las necesidades que se tenían en los procesos de atención al cliente, pago a proveedores, Gestión jurídica, Perdidas de Energía y Correspondencia General, determinando luego de un análisis teórico conceptual, practicas del negocio, juicio de expertos, estudios de mercado y demás considerados en el desarrollo de la formulación de este documento, la viabilidad en la implementación de un sistema de control más robusto para poder garantizar la aplicabilidad y funcionalidad al interior de EEC. Definido el problema nace como objetivo la urgencia de re potenciar un sistema de gestión documental que cumpla con los requisitos del negocio y garantice la necesidad tanto del cliente interno como el externo, para ello se profundiza en el presente documento la fase de formulación en cuyo desarrollo se evaluaron distintas herramientas con el fin de seleccionar la mejor alternativa. Es así como en el presente documento se logra concluir cuál de las herramientas es la que más se ajusta a la realidad empresarial de la EEC y se estructura la fase de planeación dándole a la EEC la herramienta para ejecutar el presente proyecto, resolviendo con este sus deficiencias en el manejo documental. La formulación de la planeación fue estructurada según los lineamientos dictados por el PMI, entre algunos de los documentos desarrollados se encuentran al análisis de stake holders, análisis de riesgos, estudios de caso entre otros, los cuales se encuentran debidamente documentados a lo largo de este documento.