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Nowadays, the mastery of document management acquires a remarkable value. Nobody escapes of this activity, what obeys to the roll that plays the documents in the socio-political, legal and economic traffic to communicate an information. It becomes essential to enhance the professional upgrading on the museologists from the LocalMuseum of History, from Pinar del Rio municipality. From what was previously expressed, it was stated as an objective of the current investigation to characterize the current state of professional upgrading of the museologists from the Local Museum of History from Pinar del Rio municipality, which generates the essential means for the implementation of the Institutional Files System. During this study, were used as theoretical methods the historical-l ogical analysis. As empirical methods, were used the document analysis and the interview. The results show that there is ignorance of the legal basis in force as of July 31, 2020. From here comes the need for professional improvement in document management among museologists to implement the archiving system in the institution aimed at the conservation of the historical memory. It can be considered this process as an essential way to increase knowledges, habits and abilities, making reference to the document management for its professional and human development, as long as its systemic, contextualized and developmental character is assumed, Hoje em dia, o domínio da gestão documental adquire um valor inestimável. Ninguém escapa a esta actividade, que se deve ao papel que os documentos desempenham no tráfego sócio-político, jurídico e económico para comunicar informação. É necessário promover oaperfeiçoamento profissional dos museólogos do Museu Provincial de História, do município de Pinar del Rio. Com base no exposto acima, propôs-se o objetivo desta pesquisa: caracterizar o estado atual do aperfeiçoamento profissional na gestão documental • os museólogos do Museu Histórico Provincial do município de Pinar del Rio, para gerar os meios essenciais para a implementação do Sistema de Arquivo Institucional. Os métodos teóricos utilizados no estudo foram: análise histórica. Como métodos empíricos: observação, análise documental e entrevista. Os resultados mostram que há desconhecimento da base legal vigente em 31 de julho de 2020. Daí surge a necessidade de aprimoramento profissional na gestão documental dos museólogos para implantação do sistema dearquivo na instituição visando a conservação da memória histórica. Pode-se afirmar que este processo constitui uma forma essencial de aumentar conhecimentos, competências e hábitos, referentes à gestão documental para o seu desempenho profissional e humano,desde que assumido com um carácter sistémico, contextualizado edesenvolvimentista, En la actualidad, el dominio de la gestión documental adquiere un valor inestimable. Nadie escapa de esta actividad, lo que obedece al rol que desempeñan los documentos en el tráfico sociopolítico, jurídico y económico para comunicar una información. Se hace necesario potenciar la superación profesional en los museólogos del Museo Provincial de Historia, del municipio de Pinar del Rio. A partir de lo expresado anteriormente se planteó como objetivo de la presente investigación: caracterizar el estado actual de la superación profesional en gestión documental de los museólogos del Museo Provincial de Historia del municipio Pinar del Rio, que genere los medios indispensables para la implementación del Sistema Institucional de Archivos. En el estudio se utilizó como métodos teóricos: el análisis histórico. Como métodos empíricos: observación, análisis documental y la entrevista. Los resultados muestran que existe desconocimiento de la base legal vigente a partir del 31 de julio de 2020. De aquí parte la necesidad de superación profesional en gestión documental en los museólogos para lograr implementar el sistema de archivo en la institución encaminado a la conservación de la memoria histórica. Se puede afirmar que este proceso constituye una vía imprescindible para incrementar los conocimientos, habilidades y hábitos, referidos a la gestión documental para su desempeño profesional y humano, siempre que se asuma con un carácter sistémico, contextualizado y desarrollador.

Nowadays, the mastery of document management acquires a remarkable value. Nobody escapes of this activity, what obeys to the roll that plays the documents in the socio-political, legal and economic traffic to communicate an information. It becomes essential to enhance the professional upgrading on the museologists from the LocalMuseum of History, from Pinar del Rio municipality. From what was previously expressed, it was stated as an objective of the current investigation to characterize the current state of professional upgrading of the museologists from the Local Museum of History from Pinar del Rio municipality, which generates the essential means for the implementation of the Institutional Files System. During this study, were used as theoretical methods the historical-l ogical analysis. As empirical methods, were used the document analysis and the interview. The results show that there is ignorance of the legal basis in force as of July 31, 2020. From here comes the need for professional improvement in document management among museologists to implement the archiving system in the institution aimed at the conservation of the historical memory. It can be considered this process as an essential way to increase knowledges, habits and abilities, making reference to the document management for its professional and human development, as long as its systemic, contextualized and developmental character is assumed, Hoje em dia, o domínio da gestão documental adquire um valor inestimável. Ninguém escapa a esta actividade, que se deve ao papel que os documentos desempenham no tráfego sócio-político, jurídico e económico para comunicar informação. É necessário promover oaperfeiçoamento profissional dos museólogos do Museu Provincial de História, do município de Pinar del Rio. Com base no exposto acima, propôs-se o objetivo desta pesquisa: caracterizar o estado atual do aperfeiçoamento profissional na gestão documental • os museólogos do Museu Histórico Provincial do município de Pinar del Rio, para gerar os meios essenciais para a implementação do Sistema de Arquivo Institucional. Os métodos teóricos utilizados no estudo foram: análise histórica. Como métodos empíricos: observação, análise documental e entrevista. Os resultados mostram que há desconhecimento da base legal vigente em 31 de julho de 2020. Daí surge a necessidade de aprimoramento profissional na gestão documental dos museólogos para implantação do sistema dearquivo na instituição visando a conservação da memória histórica. Pode-se afirmar que este processo constitui uma forma essencial de aumentar conhecimentos, competências e hábitos, referentes à gestão documental para o seu desempenho profissional e humano,desde que assumido com um carácter sistémico, contextualizado edesenvolvimentista, En la actualidad, el dominio de la gestión documental adquiere un valor inestimable. Nadie escapa de esta actividad, lo que obedece al rol que desempeñan los documentos en el tráfico sociopolítico, jurídico y económico para comunicar una información. Se hace necesario potenciar la superación profesional en los museólogos del Museo Provincial de Historia, del municipio de Pinar del Rio. A partir de lo expresado anteriormente se planteó como objetivo de la presente investigación: caracterizar el estado actual de la superación profesional en gestión documental de los museólogos del Museo Provincial de Historia del municipio Pinar del Rio, que genere los medios indispensables para la implementación del Sistema Institucional de Archivos. En el estudio se utilizó como métodos teóricos: el análisis histórico. Como métodos empíricos: observación, análisis documental y la entrevista. Los resultados muestran que existe desconocimiento de la base legal vigente a partir del 31 de julio de 2020. De aquí parte la necesidad de superación profesional en gestión documental en los museólogos para lograr implementar el sistema de archivo en la institución encaminado a la conservación de la memoria histórica. Se puede afirmar que este proceso constituye una vía imprescindible para incrementar los conocimientos, habilidades y hábitos, referidos a la gestión documental para su desempeño profesional y humano, siempre que se asuma con un carácter sistémico, contextualizado y desarrollador.

In order to identify the problems that affect document management in the field of public administration and its impact on the correct management of the processes of territorial entities, it is pertinent to analyze the shortcomings, tensions and recurrences of document management in a case particular of the Solita Caqueté Mayor's Office; being this the object of study of the present investigation, it was developed from a diagnostic process that allowed validating the level of compliance against the applicable current regulations, this associated to the needs and energizing the entity's own resources, which will allow the empowerment and training of human capital an, in turn, the improvement of its processes., Con el fin de identificar los problemas que afectan la gestión documental en el ámbito de la administración pública y su incidencia en la correcta gestión de los procesos de las entidades territoriales, es pertinente analizar las falencias, tensiones y recurrencias de la gestión documental en un caso particular de la Alcaldía de Solita Caquetá; Siendo este el objeto de estudio de la presente investigación, se desarrolló a partir de un proceso de diagnóstico que permitió validar el nivel de cumplimiento frente a la normatividad vigente aplicable, esto asociado a las prácticas archivísticas identificadas permitió estructurar una propuesta de mejora ajustada a las necesidades y dinamizando los recursos propios de la entidad, lo que permitirá el empoderamiento y formación del capital humano y, a su vez, la mejora de sus procesos.

Objetivo: El presente material propone una metodología para el diseño de una estrategia de gestión documental, aplicable a cualquier contexto organizacional. Diseño/Metodología/Enfoque: Se utilizó como método de investigación el análisis documental, lo cual permitió realizar un acercamiento teórico sobre las estrategias, sus tipos y metodologías. Para el análisis de los artículos obtenidos se aplicaron criterios de inclusión y exclusión. Resultados/Discusión: Se parte del reconocimiento de la necesidad de adoptar una perspectiva proactiva sobre la práctica archivística. Se realizó un acercamiento teórico sobre las estrategias y sus tipologías. Se estudian cuatro experiencias metodológicas para el diseño de estrategias. Conclusiones: Las experiencias metodológicas revisadas permitieron elaborar una metodológica para el diseño de una estrategia de gestión documental aplicable a cualquier contexto organizacional. Originalidad/Valor: Este material ofrece un punto de partida para que los gestores documentales puedan diseñar estrategias funcionales que permitan alinear sus sistemas con las necesidades, expectativas y metas de las organizaciones.

This article aims to analyze email from its origin to considering it an archival document within public institutions. This will be achieved through an exploratory, descriptive methodology and from an archival perspective that allows it to be classified as an archival document based on its characteristics of authenticity, integrity, reliability and availability. The challenge represented by the use and management of emails within the institutions that belong to the National Archives System of Costa Rica will be addressed. By classifying them as records, a starting point is established to ensure that the management and storage of emails is optimal, considering these elements as records of communication in an organization or between individuals. These provide a valuable source of information and evidence in legal and administrative contexts within public institutions. Furthermore, in the digital age, emails have become an essential communication tool in organizations, which increases their relevance by containing critical information for decision making, which is why managing them as archival documents is the best choice., El presente artículo tiene como objetivo analizar el correo electrónico desde su origen hasta su consideración como un documento de archivo dentro de las instituciones públicas. Esto se logrará a través de una metodología exploratoria, descriptiva y desde una perspectiva archivística que permita tipificarlo como un documento de archivo con base en sus características de autenticidad, integridad, confiabilidad y disponibilidad. Se abordará el desafío que representa el uso y la gestión de los correos electrónicos dentro de las instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica. Al clasificarlos como documentos de archivo, se establece un punto de partida para asegurar que la gestión y el almacenamiento de los correos electrónicos sea óptimo, considerando estos elementos como registros de la comunicación en una organización o entre individuos. Estos proporcionan una fuente valiosa de información y evidencia en contextos legales y administrativos dentro de las instituciones públicas. Además, en la era digital, los correos electrónicos se han convertido en una herramienta de comunicación esencial en las organizaciones, lo que aumenta su relevancia al contener información crítica para la toma de decisiones, por lo que gestionarlos como documentos de archivo es la mejor elección.

En el presente proyecto, se diagnostica y analizan los procesos del área técnico operacional de la empresa “A&C Riesgos”, iniciando con el contexto de la organización donde se explica de manera eficaz la actividad económica, misión, visión, cadena de procesos, productos ofrecidos, comercialización y caracterización de la “Administración y control de SST”, con el fin de conocer a fondo la organización y responder preguntas tales como ¿Qué es? ¿Qué hace? ¿Cómo lo hace?

En el presente proyecto, se diagnostica y analizan los procesos del área técnico operacional de la empresa “A&C Riesgos”, iniciando con el contexto de la organización donde se explica de manera eficaz la actividad económica, misión, visión, cadena de procesos, productos ofrecidos, comercialización y caracterización de la “Administración y control de SST”, con el fin de conocer a fondo la organización y responder preguntas tales como ¿Qué es? ¿Qué hace? ¿Cómo lo hace?

En el presente proyecto, se diagnostica y analizan los procesos del área técnico operacional de la empresa “A&C Riesgos”, iniciando con el contexto de la organización donde se explica de manera eficaz la actividad económica, misión, visión, cadena de procesos, productos ofrecidos, comercialización y caracterización de la “Administración y control de SST”, con el fin de conocer a fondo la organización y responder preguntas tales como ¿Qué es? ¿Qué hace? ¿Cómo lo hace?

The present academic report examines the integration of knowledge and the development of digital preservation competencies within academic programs in information science, including the conservation of documentary heritage. Certain document management activities in Mexico are explained to highlight the need to incorporate the teaching of computing methods and management for archives and information professionals. Furthermore, this report argues that one of the main components in the development of said competencies is the incorporation of a digital preservation laboratory and describes its relationship with education in the conservation of documentary heritage at the Escuela Nacional de Conservación, Restauración y Museografía (ENCRyM, Mexico)., El presente informe académico examina la integración de saberes y el desarrollo de competencias sobre preservación digital en programas académicos del ámbito de las ciencias de la información, en el que está inscrita la conservación de acervos documentales. Se explican algunas actividades de la gestión documental en México, con la finalidad de evidenciar las necesidades de incorporar competencias computacionales y de gestión en la práctica y la formación del profesional de los acervos. Asimismo, se argumenta que uno de los componentes principales del desarrollo de esas competencias es el uso de laboratorios de prácticas de preservación digital por los estudiantes, y se describe la vinculación de ésta con la formación en conservación de acervos documentales de la Escuela Nacional de Conservación, Restauración y Museografía (ENCRyM, México).

En l'evolutiu camp de la construcció, la capacitat de seguir endavant d'una empresa es basa en la seva habilitat per adaptar-se a les necessitats del mercat. Construcía destaca en el mercat de la construcció per la seva prioritat en la construcció circular. Estil de desenvolupament empresarial basat en la disminució de matèria primera necessària per a la construcció i l'aprofitament al màxim dels residus de cada projecte. Construcía desenvolupa aquesta metodologia a través de la implementació de materials sostenibles en l'execució dels seus projectes i de la traçabilitat completa dels materials utilitzats a través de la eina de passaport de materials. Per aconseguir una millor traçabilitat i fluïdesa de les comunicacions, en i entre projectes, en la present investigació es va revisar, es va comparar l'estat actual de l'empresa i es va proposar un sistema que inclou procediments i plataformes per optimitzar la Gestió Documental Integral dels projectes del departament de producció encarregat de l'execució. El procés d'investigació va incloure enquestes al personal del departament de producció de Construcía; entrevistes al personal d'Eco Intelligent Growth, empresa consultora del grup Construcía i l'anàlisi del sistema integrat de gestió del grup, tot recolzat en un marc normatiu. Amb la intenció de generar un esquema complet de la documentació en el grup. Es va obtenir com a resultat de la investigació una eina d'integració de la comunicació de la companyia, amb procediments manuals i formats en un únic espai, el que va permetre generar una proposta de valor per optimitzar la gestió de la documentació dels projectes en el grup, amb la finalitat de reduir els temps de gestió, disminuir els intercomunicadors presents i augmentar el valor de la documentació en sí., En el evolutivo campo de la construcción la capacidad de seguir delante de una empresa se basa en su habilidad para adaptarse a las necesidades del mercado. Construcía sobresale en el mercado de la construcción por su interés y priorización en la construcción circular. Estilo de desarrollo empresarial basado en la disminución materia prima necesitada para la construcción y el aprovechamiento al máximo de los residuos de la de cada proyecto. Construcía desarrolla esta metodología a través de la implementación de materiales sostenibles en la ejecución de sus proyectos y de la trazabilidad completa de los materiales utilizados a través de la herramienta de pasaporte de materiales. Para la consecución de una mejor trazabilidad y fluidez de las comunicaciones, en y entre proyectos, en la presente investigación se revisó, se comparó el estado actual de la empresa y se propuso un sistema que incluye procedimientos y plataformas para optimizar la Gestión Documental Integral de los proyectos del departamento de producción encargado de la ejecución. El proceso de investigación incluyo encuestas al personal del departamento de producción de Construcía; entrevistas a el personal de Eco Intelligent Growth, empresa consultora del grupo Construcía y el análisis del sistema integrado de gestión del grupo, todo respaldado en un marco normativo. Con la intención de generar un esquema completo de la documentación en el grupo. Se obtuvo como resultado de la investigación una herramienta de integración de la comunicación de la compañía, con procedimientos manuales y formatos en un único espacio, lo cual permitió generar una propuesta de valor para optimizar el manejo de la documentación de los proyectos en el grupo, en busca de reducir los tiempos de gestión, disminuir los intercomunicadores presentes y aumentar el valor de la documentación en sí., In the evolutionary construction field, a company's ability to stay ahead is based on its ability to adapt to the needs of the market. Construcía stands out in the construction market because of its focus and prioritisation on circular construction. A style of business development based on the reduction of raw materials needed for construction and the maximum use of waste from each project. Construcía develops this methodology through the implementation of sustainable materials in the execution of its projects and the complete traceability of the materials used through the materials passport tool. To achieve better traceability and fluidity of communications within and between projects, this research reviewed and compared the current state of the company and proposed a system that includes procedures and platforms to optimise the Integrated Document Management of the projects of the production department in charge of implementation. The research process included surveys of Construcía's production department staff; interviews with staff from Eco Intelligent Growth, the Construcía group's consulting company, and analysis of the group's integrated management system, all supported by a regulatory framework. The intention was to generate a complete outline of the group's documentation. The result of the research was a tool for integrating the company's communication, with manual procedures and formats in a single space, which made it possible to generate a value proposal to optimise the management of the group's project documentation, in order to reduce management times, reduce the number of intercommunicators present and increase the value of the documentation itself.

The first phase of an information management project was carried out at the School of Library and Information Sciences of the University of Costa Rica, from 2019 to 2021. The project was created as a response to the weaknesses identified in the self-assessment process of 2007-2011, among which stand out: weaknesses in the use and dissemination of information, a weak archive system that has not been managed or updated correctly and the lack of specific policies for the handling of files. The project is approached from a qualitative approach and seeks to describe the way in which information management is developed in the School, while providing contributions that allow strengthening the processes developed. It contemplates three stages: information mapping, policy definition and training of the actors involved in information management. Among the main achievements, the improvement in the systematization and management of information stands out; as well as the strengthening of internal communication. This is reflected in the implementation of an automated document management system, a process manual, and the training of teaching and administrative staff in document management. It concluded the need to involve different actors in the process; as well as working hand in hand with professionals from other disciplines. Finally, the importance of having qualified human resources as a key element for the quality of documentary processes is pointed out., Del 2019 al 2021 se llevó a cabo la primera fase de un proyecto de gestión de la información en la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información de la Universidad de Costa Rica, surgido como respuesta a las problemáticas identificadas en el proceso de autoevaluación 2007-2011, entre las que destacan: debilidades en el uso y la difusión de la información, un sistema de archivo débil que no ha sido gestionado ni actualizado de forma pertinente y la falta de políticas específicas para el manejo de los expedientes. El proyecto se aborda desde un enfoque cualitativo y busca describir la forma en que la gestión de información se desarrolla en la escuela, a la vez que brinda aportes que permiten fortalecer los procesos desarrollados. Contempla tres etapas: mapeo de la información, definición de políticas y preparación de los actores involucrados en la gestión de la información. Entre los principales logros destaca la mejora en la sistematización y la gestión de la información, así como el fortalecimiento de la comunicación interna. Esto se ve reflejado en la puesta en marcha de un sistema de gestión de documentos automatizado, un manual de procesos y la capacitación del personal docente y administrativo en la gestión documental. Se concluye sobre la necesidad de involucrar a diferentes actores en el proceso, además, trabajar de la mano con profesionales de otras disciplinas. Finalmente, se rescata la importancia de contar con recurso humano calificado como elemento clave para la calidad de los procesos documentales.

Objetivo: Ante el auge organizativo que se procura en la gestión de documentos en el ámbito empresarial se procura como objetivo en esta investigación proponer puntos de vista reflexivos sobre las prácticas organizacionales en la gestión de documentos en empresas. Metodología: Desde la investigación cualitativa se utilizó la consecución de métodos de análisis documental y la observación, de tipo exploratorio, los referentes son artículos científicos de Google Académico, y de revistas de alto impacto en el tema de gestión de documentos y prácticas organizacionales en empresas las cuales permitieron un análisis reflexivos, desde donde los referenciados y su discusión aportan al enriquecimiento de este saber. Discusión y resultados:. Favorecío la reflexión para precisar en que la generación de innovaciones, maximiza el valor de componentes como la información y el conocimiento, al estar presente una gestión documental en las empresas, que de conjunto con el recurso humano y el uso efectivo de las tecnologías de información, se precisa sobre los datos como el activo más poderoso de la empresa, de ahí que requiera de una atención planificada con continuidad organizacional Conclusión: Se demuestra que la optimización de la gestión documental es un proceso activo que demanda constante mejoras en correspondencia con el desarrollo tecnológico, el dinamismondel actuar, demanda la necesidades y cambios en la empresa. Por lo que esimportante mantener una cultura de mejora continua y monitoriable para el cumpliendo de los objetivos de la empresa Aportes: genera este binomio conceptual analizado, efectividad y optimización en la gestión documental en las empresas contribuyendo a la mejora en la eficiencia organizacional, la toma de decisiones y la productividad, a partir del análisis de las prácticas organizacionales.

Objetivo. Proponer un conjunto de criterios e indicadores de gestión documental para el gobierno digital en la República de Cuba. Diseño/Metodología/Enfoque. Se aplicó el estudio de caso como método de investigación, complementado con los métodos analítico-sintético e histórico-lógico. Las unidades de observación y análisis lo constituyeron: el gobierno digital y la gestión documental. La estrategia de búsqueda se circunscribió a las normas jurídicas cubanas en torno a la informatización de la sociedad y la actividad archivística del país, y las normas técnicas internacionales aplicables a la gestión documental y los entornos digitales; a través de la cuales se pretende la potenciación del marco regulador cubano. El análisis documental y la tormenta de ideas se emplearon como técnicas de recopilación de información. Resultados/Discusión. Se presentó una propuesta de 15 criterios con sus indicadores desde un enfoque metodológico. Se basó en la superación de las debilidades del marco jurídico y la asunción de las fortalezas del marco normativo técnico, a partir de una perspectiva integral. Se recomendó el uso de métodos, técnicas y el modelo aplicado al Management System for Records para su implantación. La relación notoria con la norma ISO 15489-1 es reconocida. Conclusiones. La adopción de un marco regulatorio -jurídico, normativo técnico, y metodológico- contextualizado, concretó el vínculo entre la gestión documental y el gobierno digital para su implantación en Cuba, minimizando las debilidades identificadas. Por tanto, el diseño de una propuesta de criterios e indicadores construida desde lo global y local, ha de permitir transitar responsablemente hacia un modelo de gobierno digital, con garantías suficientes de calidad de la información que generan las organizaciones como evidencia de sus actos y transacciones. Originalidad/Valor. El diseño de una propuesta de criterios e indicadores de gestión documental para el gobierno digital en el contexto cubano, basada

En el presente proyecto, se diagnostica y analizan los procesos del área técnico operacional de la empresa “A&C Riesgos”, iniciando con el contexto de la organización donde se explica de manera eficaz la actividad económica, misión, visión, cadena de procesos, productos ofrecidos, comercialización y caracterización de la “Administración y control de SST”, con el fin de conocer a fondo la organización y responder preguntas tales como ¿Qué es? ¿Qué hace? ¿Cómo lo hace?

HSEQ es la aplicación de diferentes disciplinas tales como: ambiental, calidad, salud y seguridad en el trabajo, brindando una nueva visión integrada para que las organizaciones gestionen de manera más efectiva sus procesos y alcances estos sistemas cuentan con un seguimiento documental como soporte necesario para que puedan demostrar que funciona mediante la organización y la trazabilidad de la evidencia de las acciones que se implementan.

Objetivo. Indagar en la relevancia de los expedientes judiciales como fuentes de información, así como en su utilidad, además de analizar la gestión documental necesaria para garantizar su preservación y disponibilidad a lo largo del tiempo. Diseño/Metodología/Enfoque. Inicialmente se identificaron un total de 49 trabajos relevantes en la literatura académica. Para garantizar la precisión y pertinencia se aplicaron criterios de inclusión, esto condujo a la elección de 43 trabajos. Posteriormente se procedió a excluir 4 publicaciones que no se alineaban completamente con los propósitos de la investigación. Como resultado, se estableció una muestra final compuesta por 39 trabajos que proporcionaron información altamente relevante y valiosa para el estudio en cuestión. Resultados/Discusión. Los expedientes judiciales pueden considerarse fuentes de información histórica y legal que requieren una gestión documental efectiva para preservar su valor y accesibilidad a lo largo del tiempo. La intersección entre tecnología, regulaciones legales y necesidades de la sociedad moderna presenta desafíos, pero también ofrece oportunidades para optimizar la administración de estos documentos esenciales en la búsqueda de la verdad, la justicia y la comprensión de nuestro pasado y presente. Conclusiones. Los expedientes judiciales desempeñan un papel fundamental como valiosas fuentes de información en el ámbito legal, histórico y social. A lo largo de la historia, estos documentos han sido testimonios cruciales de casos legales y litigios, que permiten explorar la dinámica de la justicia, las interpretaciones legales y las interacciones sociales de diferentes épocas. Su contenido no solo abarca argumentos legales y pruebas, sino también aspectos sociales, económicos y políticos que rodean cada caso. La gestión documental de los expedientes judiciales se convierte en un reto de relevancia creciente, especialmente en la era digital. La transformación tecnológica ha traído consigo tanto

En el presente proyecto, se diagnostica y analizan los procesos del área técnico operacional de la empresa “A&C Riesgos”, iniciando con el contexto de la organización donde se explica de manera eficaz la actividad económica, misión, visión, cadena de procesos, productos ofrecidos, comercialización y caracterización de la “Administración y control de SST”, con el fin de conocer a fondo la organización y responder preguntas tales como ¿Qué es? ¿Qué hace? ¿Cómo lo hace?

A revision of the regulations of the Institutional System of Archives is carried out based on the concept of document management. Therefore, for the revision, the organizational structure is considered, which is composed of five areas: coordination of archives, correspondence, file processing, file concentration and historical archive. For each area, we analyze the principles, guidelines, procedures, and structure, based on the life cycle of documents in terms of use and management of files. This allows the evaluation of the legal certainty in the administrative acts that derive from the documentary administration and compliance regarding transparency, access to information and accountability in Mexico., Se realiza una revisión de la normatividad del Sistema Institucional de Archivos, a partir del concepto gestión documental. Por lo tanto, para esta revisión se considera la estructura organizacional conformada por cinco áreas: coordinación de archivos, correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico. Para cada área, se analizan los principios, lineamientos, procedimientos y estructuras, tomando como base el ciclo vital del documento, para la consolidación de las organizaciones en lo que respecta uso y manejo de los expedientes. Lo que permite evaluar la certeza jurídica en los actos administrativos que derivan de la administración documental y del cumplimiento a lo relativo con la transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas en México.

La gestión logística es uno de los elementos clave de la competitividad empresarial, por ello se debe planear asertivamente dado el tipo de organización y su operación, en este documento primero identificamos los objetivos de investigación, seguidamente presentamos una metodología que ilustra las condiciones y necesidades logísticas en una industria metalmecánica, con base en esto desarrolla estrategias de mejora a través de métodos analíticos cuantitativos e integra las soluciones bajo el marco de los sistemas de gestión de calidad en sus diseños de documentación e identificación.

La gestión logística es uno de los elementos clave de la competitividad empresarial, por ello se debe planear asertivamente dado el tipo de organización y su operación, en este documento primero identificamos los objetivos de investigación, seguidamente presentamos una metodología que ilustra las condiciones y necesidades logísticas en una industria metalmecánica, con base en esto desarrolla estrategias de mejora a través de métodos analíticos cuantitativos e integra las soluciones bajo el marco de los sistemas de gestión de calidad en sus diseños de documentación e identificación.

En Findeter S. A. se han presentado dificultades en el trámite de las cuentas de cobro para el pago de los contratistas de obra e interventoría, puesto que los contratistas no presentan la documentación a tiempo, no diligencian correctamente los formatos establecidos por el Departamento de Calidad y/o la documentación remitida por los contratistas no es completa. Por eso se recomienda implementar un sistema de documentación web para la agilización del cargue de los documentos correspondientes a las cuentas de cobro, a fin de optimizar el tiempo de revisión por parte de los supervisores. Así, el objetivo del presente proyecto es evaluar las alternativas para mitigar el problema principal, la más adecuada de estas será el resultado del proyecto., In Findeter S.A. there have been difficulties in processing the collection accounts for the payment of construction and auditing contractors, since the contractors do not submit the documentation on time, they do not correctly fill out the forms established by the Quality Department and/or the documentation submitted by the contractors is not complete. For this reason, it is recommended to implement a web documentation system to speed up the loading of the documents corresponding to the collection accounts, in order to optimize the review time by the supervisors. Thus, the objective of this project is to evaluate the alternatives to mitigate the main problem, the most appropriate of these will be the result of the project.

En Findeter S. A. se han presentado dificultades en el trámite de las cuentas de cobro para el pago de los contratistas de obra e interventoría, puesto que los contratistas no presentan la documentación a tiempo, no diligencian correctamente los formatos establecidos por el Departamento de Calidad y/o la documentación remitida por los contratistas no es completa. Por eso se recomienda implementar un sistema de documentación web para la agilización del cargue de los documentos correspondientes a las cuentas de cobro, a fin de optimizar el tiempo de revisión por parte de los supervisores. Así, el objetivo del presente proyecto es evaluar las alternativas para mitigar el problema principal, la más adecuada de estas será el resultado del proyecto., In Findeter S.A. there have been difficulties in processing the collection accounts for the payment of construction and auditing contractors, since the contractors do not submit the documentation on time, they do not correctly fill out the forms established by the Quality Department and/or the documentation submitted by the contractors is not complete. For this reason, it is recommended to implement a web documentation system to speed up the loading of the documents corresponding to the collection accounts, in order to optimize the review time by the supervisors. Thus, the objective of this project is to evaluate the alternatives to mitigate the main problem, the most appropriate of these will be the result of the project.

En Findeter S. A. se han presentado dificultades en el trámite de las cuentas de cobro para el pago de los contratistas de obra e interventoría, puesto que los contratistas no presentan la documentación a tiempo, no diligencian correctamente los formatos establecidos por el Departamento de Calidad y/o la documentación remitida por los contratistas no es completa. Por eso se recomienda implementar un sistema de documentación web para la agilización del cargue de los documentos correspondientes a las cuentas de cobro, a fin de optimizar el tiempo de revisión por parte de los supervisores. Así, el objetivo del presente proyecto es evaluar las alternativas para mitigar el problema principal, la más adecuada de estas será el resultado del proyecto., In Findeter S.A. there have been difficulties in processing the collection accounts for the payment of construction and auditing contractors, since the contractors do not submit the documentation on time, they do not correctly fill out the forms established by the Quality Department and/or the documentation submitted by the contractors is not complete. For this reason, it is recommended to implement a web documentation system to speed up the loading of the documents corresponding to the collection accounts, in order to optimize the review time by the supervisors. Thus, the objective of this project is to evaluate the alternatives to mitigate the main problem, the most appropriate of these will be the result of the project.

Document management is the set of duly defined processes that use techniques and technologies aimed at the correct organization of documents from their creation to their final disposal. The files in physical and digital format constitute evidence of the actions carried out in compliance with the powers of public and private entities. Technology has revolutionized the way of managing processes in the administration, it is a trend that is progressing rapidly and the organization of files does not escape this reality. This research work focused its objective on the analysis of document management processes and file organization from new technological trends: case Ministry of Economic and Social Inclusion MIES, of the city of Portoviejo, to know the procedures implemented for the management of physical and digital documents. As a methodology, a quantitative-qualitative or mixed approach was applied for the treatment of the data, in the same way the method of documentary analysis was applied in the revision of the theoretical assumptions, making use of the synthetic analytical model. As a data collection technique, a survey and observation sheet were designed to examine the conditions of preference for use, security and ease of access to physical and digital documents. It was concluded that the digital culture is imposed, the institution must implement programs that support the process of creating digital documents and digitizing those in physical or paper format for an adequate preservation of the MIES documentary collection., A gestão documental é o conjunto de processos devidamente definidos que utilizam técnicas e tecnologias que visam a correta organização dos documentos desde a sua criação até a sua disposição final. Os arquivos em formato físico e digital constituem evidência das ações realizadas no cumprimento das atribuições das entidades públicas e privadas. A tecnologia revolucionou a forma de gerenciar os processos na administração, é uma tendência que apresenta um avanço acelerado e a organização dos arquivos não foge dessa realidade. Este trabalho de pesquisa focou seu objetivo na análise de processos de gestão documental e organização de arquivos a partir de novas tendências tecnológicas: caso Ministério da Inclusão Econômica e Social MIES, da cidade de Portoviejo, para conhecer os procedimentos implementados para a gestão de documentos físicos e digitais. Como metodologia, aplicou-se uma abordagem quanti-qualitativa ou mista para o tratamento dos dados, da mesma forma que o método de análise documental foi aplicado na revisão dos pressupostos teóricos, valendo-se do modelo analítico sintético. Como técnica de coleta de dados, foi elaborado um levantamento e ficha de observação para examinar as condições de preferência de uso, segurança e facilidade de acesso aos documentos físicos e digitais. Concluiuse que a cultura digital se impõe, a instituição deve implementar programas que apoiem o processo de criação de documentos digitais e digitalização daqueles em formato físico ou papel para uma adequada preservação do acervo documental do MIES., La gestión documental es el conjunto de procesos debidamente definidos que utilizan técnicas y tecnologías orientadas a la correcta organización de los documentos desde su creación hasta su disposición final. Los archivos en formato físico y digital se constituyen en evidencia de las acciones desarrolladas en el cumplimiento de las competencias de las entidades públicas y privadas. La tecnología ha revolucionado la manera de gestionar los procesos en la administración, es una tendencia que presenta un avance acelerado y la organización de archivos no escapa a esta realidad. El presente trabajo de investigación centró su objetivo en el análisis de los procesos de gestión documental y organización de archivos desde las nuevas tendencias tecnológicas: caso Ministerio de Inclusión Económica y Social MIES, de la ciudad de Portoviejo, para conocer los procedimientos implementados para la gestión de documentos físicos y digitales. Como metodología se aplicó un enfoque cuanti-cualitativo o mixto para el tratamiento de los datos, de igual manera se aplicó el método de análisis documental en la revisión de los supuestos teóricos, haciendo uso del modelo analítico sintético. Como técnica de recolección de datos se diseñó una encuesta y ficha de observación, para auscultar las condiciones de preferencia de uso, seguridad y facilidad de acceso a los documentos físicos y digitales. Se concluyó que la cultura digital se impone, la institución debe implementar programas que apoyen el proceso de creación de documentos digitales y digitalización de aquellos en formato físico o papel para una adecuada preservación del fondo documental del MIES.

Document management is the set of duly defined processes that use techniques and technologies aimed at the correct organization of documents from their creation to their final disposal. The files in physical and digital format constitute evidence of the actions carried out in compliance with the powers of public and private entities. Technology has revolutionized the way of managing processes in the administration, it is a trend that is progressing rapidly and the organization of files does not escape this reality. This research work focused its objective on the analysis of document management processes and file organization from new technological trends: case Ministry of Economic and Social Inclusion MIES, of the city of Portoviejo, to know the procedures implemented for the management of physical and digital documents. As a methodology, a quantitative-qualitative or mixed approach was applied for the treatment of the data, in the same way the method of documentary analysis was applied in the revision of the theoretical assumptions, making use of the synthetic analytical model. As a data collection technique, a survey and observation sheet were designed to examine the conditions of preference for use, security and ease of access to physical and digital documents. It was concluded that the digital culture is imposed, the institution must implement programs that support the process of creating digital documents and digitizing those in physical or paper format for an adequate preservation of the MIES documentary collection., A gestão documental é o conjunto de processos devidamente definidos que utilizam técnicas e tecnologias que visam a correta organização dos documentos desde a sua criação até a sua disposição final. Os arquivos em formato físico e digital constituem evidência das ações realizadas no cumprimento das atribuições das entidades públicas e privadas. A tecnologia revolucionou a forma de gerenciar os processos na administração, é uma tendência que apresenta um avanço acelerado e a organização dos arquivos não foge dessa realidade. Este trabalho de pesquisa focou seu objetivo na análise de processos de gestão documental e organização de arquivos a partir de novas tendências tecnológicas: caso Ministério da Inclusão Econômica e Social MIES, da cidade de Portoviejo, para conhecer os procedimentos implementados para a gestão de documentos físicos e digitais. Como metodologia, aplicou-se uma abordagem quanti-qualitativa ou mista para o tratamento dos dados, da mesma forma que o método de análise documental foi aplicado na revisão dos pressupostos teóricos, valendo-se do modelo analítico sintético. Como técnica de coleta de dados, foi elaborado um levantamento e ficha de observação para examinar as condições de preferência de uso, segurança e facilidade de acesso aos documentos físicos e digitais. Concluiuse que a cultura digital se impõe, a instituição deve implementar programas que apoiem o processo de criação de documentos digitais e digitalização daqueles em formato físico ou papel para uma adequada preservação do acervo documental do MIES., La gestión documental es el conjunto de procesos debidamente definidos que utilizan técnicas y tecnologías orientadas a la correcta organización de los documentos desde su creación hasta su disposición final. Los archivos en formato físico y digital se constituyen en evidencia de las acciones desarrolladas en el cumplimiento de las competencias de las entidades públicas y privadas. La tecnología ha revolucionado la manera de gestionar los procesos en la administración, es una tendencia que presenta un avance acelerado y la organización de archivos no escapa a esta realidad. El presente trabajo de investigación centró su objetivo en el análisis de los procesos de gestión documental y organización de archivos desde las nuevas tendencias tecnológicas: caso Ministerio de Inclusión Económica y Social MIES, de la ciudad de Portoviejo, para conocer los procedimientos implementados para la gestión de documentos físicos y digitales. Como metodología se aplicó un enfoque cuanti-cualitativo o mixto para el tratamiento de los datos, de igual manera se aplicó el método de análisis documental en la revisión de los supuestos teóricos, haciendo uso del modelo analítico sintético. Como técnica de recolección de datos se diseñó una encuesta y ficha de observación, para auscultar las condiciones de preferencia de uso, seguridad y facilidad de acceso a los documentos físicos y digitales. Se concluyó que la cultura digital se impone, la institución debe implementar programas que apoyen el proceso de creación de documentos digitales y digitalización de aquellos en formato físico o papel para una adecuada preservación del fondo documental del MIES.

The creation of a clear and objective document management policy can lead to multiple benefits in the creation, capture, storage, use and provision of university documents. This research aims to determine the components of a document management policy for universities. Document analysis was used as the main method and document review as a technique, applied to a group of document management policies belonging to different universities. The components that a policy must contain were determined, among which the following stand out: Glossary of terms, Preamble, Purpose, Policy Statement, Scope, Regulatory and regulatory framework, Document Management Systems, Responsibilities, Relationship with other policies, Validity and References. It should be noted that this result must be adapted to the conditions of each higher education institution, the regulatory framework, the composition of its Document Management System, as well as the degree of preparation of its specialists. Currently, document management policies have become an instrument widely used by entities to achieve successful document management., La conformación de una política en materia de gestión documental clara y objetiva, puede derivar en múltiples beneficios en la creación, captura, almacenamiento, uso y disposición de los documentos universitarios. La presente investigación tiene como objetivo determinar los componentes de una política de gestión documental para las universidades. Se utilizó como método principal el análisis documental y como técnica la revisión de documentos, aplicados sobre un grupo de políticas de gestión documental perteneciente a diferentes universidades. Se determinaron los componentes que debe contener una política, entre los que destacan: Glosario de términos, Preámbulo, Propósito, Declaración de Política, Alcance, Marco regulatorio y reglamentario, Sistemas de gestión documental, Responsabilidades, Relación con otras políticas, Vigencia y Referencias. Cabe destacar, que este resultado debe ser adaptado a las condiciones de cada institución de educación superior, al marco regulatorio, a la composición de su Sistema de Gestión Documental, así como al grado de preparación de sus especialistas. En la actualidad, las políticas de gestión documental se han convertido en un instrumento muy utilizado por las entidades para el logro de una acertada gestión documental.

La gestión logística es uno de los elementos clave de la competitividad empresarial, por ello se debe planear asertivamente dado el tipo de organización y su operación, en este documento primero identificamos los objetivos de investigación, seguidamente presentamos una metodología que ilustra las condiciones y necesidades logísticas en una industria metalmecánica, con base en esto desarrolla estrategias de mejora a través de métodos analíticos cuantitativos e integra las soluciones bajo el marco de los sistemas de gestión de calidad en sus diseños de documentación e identificación.

La gestión logística es uno de los elementos clave de la competitividad empresarial, por ello se debe planear asertivamente dado el tipo de organización y su operación, en este documento primero identificamos los objetivos de investigación, seguidamente presentamos una metodología que ilustra las condiciones y necesidades logísticas en una industria metalmecánica, con base en esto desarrolla estrategias de mejora a través de métodos analíticos cuantitativos e integra las soluciones bajo el marco de los sistemas de gestión de calidad en sus diseños de documentación e identificación.

A revision of the regulations of the Institutional System of Archives is carried out based on the concept of document management. Therefore, for the revision, the organizational structure is considered, which is composed of five areas: coordination of archives, correspondence, file processing, file concentration and historical archive. For each area, we analyze the principles, guidelines, procedures, and structure, based on the life cycle of documents in terms of use and management of files. This allows the evaluation of the legal certainty in the administrative acts that derive from the documentary administration and compliance regarding transparency, access to information and accountability in Mexico., Se realiza una revisión de la normatividad del Sistema Institucional de Archivos, a partir del concepto gestión documental. Por lo tanto, para esta revisión se considera la estructura organizacional conformada por cinco áreas: coordinación de archivos, correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico. Para cada área, se analizan los principios, lineamientos, procedimientos y estructuras, tomando como base el ciclo vital del documento, para la consolidación de las organizaciones en lo que respecta uso y manejo de los expedientes. Lo que permite evaluar la certeza jurídica en los actos administrativos que derivan de la administración documental y del cumplimiento a lo relativo con la transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas en México.

La gestión logística es uno de los elementos clave de la competitividad empresarial, por ello se debe planear asertivamente dado el tipo de organización y su operación, en este documento primero identificamos los objetivos de investigación, seguidamente presentamos una metodología que ilustra las condiciones y necesidades logísticas en una industria metalmecánica, con base en esto desarrolla estrategias de mejora a través de métodos analíticos cuantitativos e integra las soluciones bajo el marco de los sistemas de gestión de calidad en sus diseños de documentación e identificación.

The development context of the project is focused on making a Roadmap which establishes the ideal route to improve the document management processes of the Turbo Antioquia district mobility secretary, using Cloud Computing services. The entity's problems are mainly due to the failures presented in the document and files management processes since it does not accomplish with the parameters of the Archives Law issued by the Ministry of ICT. The methodology used in this study corresponds to descriptive applied research. To carry out the Roadmap, ten steps were taken into account, one of them was to know the current state of the document and file management processes (AS-IS), determine the desired or future states (TO-BE) through of activities aimed at closing the gaps, such as training administrative personnel or those in the area of document and archive management processes, taking into account the guidelines of the national government through the Ministry of ICT and international standards. Implement an information security system for the protection of information in the management of procedures. The result of this project is to carry out the design of the Roadmap, outlining the established guidelines to meet the indicators that allow closing the gaps with the aim of improving the processes of the document management of the Mobility Secretary of the Turbo Antioquia District. To achieve the results of this research, the business architecture approach was used through the design of a road map, whose in-depth analysis allows knowing the current state (AS-IS) of the entity's capabilities and processes, in the document management area. This linked to a set of strategies or particular activities in time for each problem presented with the objective of closing the gaps, as a method of solution to each problem presented. The proposed solution is known as the future state (TO-BE), where solutions are presented to the problems found in the document management process, El desarrollo de este artículo está centrado en realizar un Roadmap o mapa de ruta el cual establece la ruta ideal para mejorar los procesos de la gestión documental de la secretaria de movilidad del distrito de Turbo Antioquia, utilizando los servicios de Cloud Computing. La problemática de la entidad está principalmente dada por las fallas presentadas en los procesos de la gestión documental y de archivos, ya que este no cumple con los parámetros de la Ley de archivos difundida por MinTIC. La metodología utilizada en este estudio corresponde a investigación aplicada de corte descriptivo. Para llevar a cabo el Roadmap se tuvo en cuenta diez pasos, uno de ellos fue conocer el estado actual de los procesos de la gestión documental y de archivos (AS-IS), determinar los estados deseados o futuros (TO-BE) a través de actividades tendientes a cerrar las brechas, tales como capacitar al personal administrativo o a los del área de los procesos de la gestión documental y archivo teniendo en cuenta los lineamientos del gobierno nacional a través de MinTIC y estándares internacionales. Implementar un sistema de seguridad de la información para la protección de la información en la gestión de trámites. El resultado de esta investigación es la realización del diseño del Roadmap, trazando las pautas establecidas para cumplir los indicadores que permiten cerrar las brechas con el objetivo mejorar los procesos de la gestión documental de la secretaria Movilidad del Distrito de Turbo Antioquia. Para alcanzar los resultados de esta investigación, se utilizó el enfoque de arquitectura empresarial a través del diseño de un mapa de ruta, cuyo análisis en profundidad permitió conocer el estado actual (AS-IS) de las capacidades y procesos de la entidad, en el área de gestión documental. Esto vinculó a un conjunto de estrategias o actividades particulares a tiempo para cada problema presentado con el objetivo de cerrar las brechas, como un método de solución a cada problema presentado. La

The development context of the project is focused on making a Roadmap which establishes the ideal route to improve the document management processes of the Turbo Antioquia district mobility secretary, using Cloud Computing services. The entity's problems are mainly due to the failures presented in the document and files management processes since it does not accomplish with the parameters of the Archives Law issued by the Ministry of ICT. The methodology used in this study corresponds to descriptive applied research. To carry out the Roadmap, ten steps were taken into account, one of them was to know the current state of the document and file management processes (AS-IS), determine the desired or future states (TO-BE) through of activities aimed at closing the gaps, such as training administrative personnel or those in the area of document and archive management processes, taking into account the guidelines of the national government through the Ministry of ICT and international standards. Implement an information security system for the protection of information in the management of procedures. The result of this project is to carry out the design of the Roadmap, outlining the established guidelines to meet the indicators that allow closing the gaps with the aim of improving the processes of the document management of the Mobility Secretary of the Turbo Antioquia District. To achieve the results of this research, the business architecture approach was used through the design of a road map, whose in-depth analysis allows knowing the current state (AS-IS) of the entity's capabilities and processes, in the document management area. This linked to a set of strategies or particular activities in time for each problem presented with the objective of closing the gaps, as a method of solution to each problem presented. The proposed solution is known as the future state (TO-BE), where solutions are presented to the problems found in the document management process, El desarrollo de este artículo está centrado en realizar un Roadmap o mapa de ruta el cual establece la ruta ideal para mejorar los procesos de la gestión documental de la secretaria de movilidad del distrito de Turbo Antioquia, utilizando los servicios de Cloud Computing. La problemática de la entidad está principalmente dada por las fallas presentadas en los procesos de la gestión documental y de archivos, ya que este no cumple con los parámetros de la Ley de archivos difundida por MinTIC. La metodología utilizada en este estudio corresponde a investigación aplicada de corte descriptivo. Para llevar a cabo el Roadmap se tuvo en cuenta diez pasos, uno de ellos fue conocer el estado actual de los procesos de la gestión documental y de archivos (AS-IS), determinar los estados deseados o futuros (TO-BE) a través de actividades tendientes a cerrar las brechas, tales como capacitar al personal administrativo o a los del área de los procesos de la gestión documental y archivo teniendo en cuenta los lineamientos del gobierno nacional a través de MinTIC y estándares internacionales. Implementar un sistema de seguridad de la información para la protección de la información en la gestión de trámites. El resultado de esta investigación es la realización del diseño del Roadmap, trazando las pautas establecidas para cumplir los indicadores que permiten cerrar las brechas con el objetivo mejorar los procesos de la gestión documental de la secretaria Movilidad del Distrito de Turbo Antioquia. Para alcanzar los resultados de esta investigación, se utilizó el enfoque de arquitectura empresarial a través del diseño de un mapa de ruta, cuyo análisis en profundidad permitió conocer el estado actual (AS-IS) de las capacidades y procesos de la entidad, en el área de gestión documental. Esto vinculó a un conjunto de estrategias o actividades particulares a tiempo para cada problema presentado con el objetivo de cerrar las brechas, como un método de solución a cada problema presentado. La

[ES] La irrupción de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en un mercado globalizado y competitivo ha revolucionado la forma de comunicarnos para siempre. La importancia de crear entornos ágiles junto a la capacidad de adaptación a cambios necesita de una comunicación efectiva en las organizaciones y convierten en necesaria una gestión de la información y el conocimiento adecuadas. La calidad de la Gestión del Conocimiento (GD) está basada en una correcta Gestión de la Información (GI), que implica necesariamente una eficiente gestión documental (GD) de fondo. Este Trabajo de Fin de Grado (TFG) se centra en la descripción del proceso de diseño de un Sistema de Gestión Documental (SGD) en una empresa industrial perteneciente al sector del metal debido a la importancia de la GD como base para la posterior Gestión del Conocimiento y para la obtención de la certificación ISO9001:2015 que determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad. Tras cubrir todos los aspectos que conforman un SGD se destaca la importancia del diagrama de flujo y su función como herramienta de creación y transmisión de conocimiento. Finalmente se analiza el presente trabajo y cómo es su aportación a la GC, con la influencia de la psicología positiva en la implantación de sistemas que contribuyan a la gestión del conocimiento., [EN] The irruption of Information and Communication Technologies (ICT) in a globalised and competitive market has revolutionised the way we communicate forever. The importance of creating agile environments together with the ability to adapt to change requires effective communication in organisations and makes appropriate information and knowledge management necessary. The quality of Knowledge Management (KM) is based on a correct Information Management (IM), which necessarily implies an efficient Document Management (DM) in the background. This Final Degree Project (FDP) focuses on the description of the design process of a Document Management System (DMS) in an industrial company in the metal sector due to the importance of KM as a basis for subsequent Knowledge Management and for obtaining the ISO9001:2015 certification that determines the requirements for a Quality Management System. After covering all the aspects that make up a QMS, the importance of the flow diagram and its function as a tool for the creation and transmission of knowledge is highlighted. Finally, the present work and its contribution to KM is analysed, with the influence of the human and organisational approach in the implementation of systems that contribute to knowledge management.

[ES] La irrupción de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en un mercado globalizado y competitivo ha revolucionado la forma de comunicarnos para siempre. La importancia de crear entornos ágiles junto a la capacidad de adaptación a cambios necesita de una comunicación efectiva en las organizaciones y convierten en necesaria una gestión de la información y el conocimiento adecuadas. La calidad de la Gestión del Conocimiento (GD) está basada en una correcta Gestión de la Información (GI), que implica necesariamente una eficiente gestión documental (GD) de fondo. Este Trabajo de Fin de Grado (TFG) se centra en la descripción del proceso de diseño de un Sistema de Gestión Documental (SGD) en una empresa industrial perteneciente al sector del metal debido a la importancia de la GD como base para la posterior Gestión del Conocimiento y para la obtención de la certificación ISO9001:2015 que determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad. Tras cubrir todos los aspectos que conforman un SGD se destaca la importancia del diagrama de flujo y su función como herramienta de creación y transmisión de conocimiento. Finalmente se analiza el presente trabajo y cómo es su aportación a la GC, con la influencia de la psicología positiva en la implantación de sistemas que contribuyan a la gestión del conocimiento., [EN] The irruption of Information and Communication Technologies (ICT) in a globalised and competitive market has revolutionised the way we communicate forever. The importance of creating agile environments together with the ability to adapt to change requires effective communication in organisations and makes appropriate information and knowledge management necessary. The quality of Knowledge Management (KM) is based on a correct Information Management (IM), which necessarily implies an efficient Document Management (DM) in the background. This Final Degree Project (FDP) focuses on the description of the design process of a Document Management System (DMS) in an industrial company in the metal sector due to the importance of KM as a basis for subsequent Knowledge Management and for obtaining the ISO9001:2015 certification that determines the requirements for a Quality Management System. After covering all the aspects that make up a QMS, the importance of the flow diagram and its function as a tool for the creation and transmission of knowledge is highlighted. Finally, the present work and its contribution to KM is analysed, with the influence of the human and organisational approach in the implementation of systems that contribute to knowledge management.

[ES] La irrupción de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en un mercado globalizado y competitivo ha revolucionado la forma de comunicarnos para siempre. La importancia de crear entornos ágiles junto a la capacidad de adaptación a cambios necesita de una comunicación efectiva en las organizaciones y convierten en necesaria una gestión de la información y el conocimiento adecuadas. La calidad de la Gestión del Conocimiento (GD) está basada en una correcta Gestión de la Información (GI), que implica necesariamente una eficiente gestión documental (GD) de fondo. Este Trabajo de Fin de Grado (TFG) se centra en la descripción del proceso de diseño de un Sistema de Gestión Documental (SGD) en una empresa industrial perteneciente al sector del metal debido a la importancia de la GD como base para la posterior Gestión del Conocimiento y para la obtención de la certificación ISO9001:2015 que determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad. Tras cubrir todos los aspectos que conforman un SGD se destaca la importancia del diagrama de flujo y su función como herramienta de creación y transmisión de conocimiento. Finalmente se analiza el presente trabajo y cómo es su aportación a la GC, con la influencia de la psicología positiva en la implantación de sistemas que contribuyan a la gestión del conocimiento., [EN] The irruption of Information and Communication Technologies (ICT) in a globalised and competitive market has revolutionised the way we communicate forever. The importance of creating agile environments together with the ability to adapt to change requires effective communication in organisations and makes appropriate information and knowledge management necessary. The quality of Knowledge Management (KM) is based on a correct Information Management (IM), which necessarily implies an efficient Document Management (DM) in the background. This Final Degree Project (FDP) focuses on the description of the design process of a Document Management System (DMS) in an industrial company in the metal sector due to the importance of KM as a basis for subsequent Knowledge Management and for obtaining the ISO9001:2015 certification that determines the requirements for a Quality Management System. After covering all the aspects that make up a QMS, the importance of the flow diagram and its function as a tool for the creation and transmission of knowledge is highlighted. Finally, the present work and its contribution to KM is analysed, with the influence of the human and organisational approach in the implementation of systems that contribute to knowledge management.

[ES] La irrupción de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en un mercado globalizado y competitivo ha revolucionado la forma de comunicarnos para siempre. La importancia de crear entornos ágiles junto a la capacidad de adaptación a cambios necesita de una comunicación efectiva en las organizaciones y convierten en necesaria una gestión de la información y el conocimiento adecuadas. La calidad de la Gestión del Conocimiento (GD) está basada en una correcta Gestión de la Información (GI), que implica necesariamente una eficiente gestión documental (GD) de fondo. Este Trabajo de Fin de Grado (TFG) se centra en la descripción del proceso de diseño de un Sistema de Gestión Documental (SGD) en una empresa industrial perteneciente al sector del metal debido a la importancia de la GD como base para la posterior Gestión del Conocimiento y para la obtención de la certificación ISO9001:2015 que determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad. Tras cubrir todos los aspectos que conforman un SGD se destaca la importancia del diagrama de flujo y su función como herramienta de creación y transmisión de conocimiento. Finalmente se analiza el presente trabajo y cómo es su aportación a la GC, con la influencia de la psicología positiva en la implantación de sistemas que contribuyan a la gestión del conocimiento., [EN] The irruption of Information and Communication Technologies (ICT) in a globalised and competitive market has revolutionised the way we communicate forever. The importance of creating agile environments together with the ability to adapt to change requires effective communication in organisations and makes appropriate information and knowledge management necessary. The quality of Knowledge Management (KM) is based on a correct Information Management (IM), which necessarily implies an efficient Document Management (DM) in the background. This Final Degree Project (FDP) focuses on the description of the design process of a Document Management System (DMS) in an industrial company in the metal sector due to the importance of KM as a basis for subsequent Knowledge Management and for obtaining the ISO9001:2015 certification that determines the requirements for a Quality Management System. After covering all the aspects that make up a QMS, the importance of the flow diagram and its function as a tool for the creation and transmission of knowledge is highlighted. Finally, the present work and its contribution to KM is analysed, with the influence of the human and organisational approach in the implementation of systems that contribute to knowledge management.

It shows the trajectory to reach a General Archives Law in Mexico and the infrastructure needs for its fulfillment. Document recovery is a priority to implement the National Transparency and Anticorruption System. From the aspects of the law, document management is analyzed here as one of the fundamental Archival methods to achieve the objectives set out by public policies on the matter, its interpretation, scope, claims and some limitations are addressed. Through documentary analysis and document management, the conclusion is reached that as long as financial and professional resources are not allocated for document management, the law and the citizen's right to information will not be complied with., Se muestra la trayectoria para llegar a una Ley General de Archivos en México y las necesidades de infraestructura para su cumplimiento. La recuperación documental es prioridad para implementar el Sistema Nacional de Transparencia y Anticorrupción. De los aspectos de la ley aquí se analiza la gestión documental como uno de los métodos de la Archivística fundamental para alcanzar los objetivos que plantean las políticas públicas en la materia, se aborda su interpretación, alcances, pretensiones y algunas limitaciones. A través del análisis documental y la gestión documental se llega a la conclusión de que mientras no se destinen recursos financieros y profesionales para el manejo documental, no se cumplirá la ley ni el derecho ciudadano a la información.

A policy on electronic document management is of key importance in the advance to electronic administration, with guidance or guidelines for the creation and management of genuine and reliable documents, available over time, according to the functions and activities of a organization. This article reflects on the essential characteristics and recommendations for defining policies on electronic document management based on the development of the electronic document management Policy of the Fundación Estatal para la Formación en el Empleo., Una política de gestión de documentos electrónicos resulta de importancia clave en el avance a la administración electrónica, con orientaciones o directrices para la creación y gestión de documentos auténticos y fiables, disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades de una organización. Se reflexiona sobre las características esenciales y recomendaciones para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos a partir del desarrollo de la Política de gestión del documento electrónico (PGD-e) de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.

The discussion explored in this article is based on institutional photography produced by institutions, and its objective is to discuss the paths of archival treatment, as an organic archival record of institutions, that is, with the product of a function and the result of an activity. When we talk about the record and its implications for archival procedures, it is observed that photography is already understood as an archival record, however, it has not been satisfactorily inserted into document management, whose production is not seen as a trivial and integrated other activities, the concept of capturing reality still prevailing. We conclude that it is urgent to review the treatment carried out in various archival records that continue to identify institutional photography as an isolated and independent record, beginning to describe individually, thus losing its contextualization., La discusión explorada en este artículo se basa en la fotografía institucional producida por las instituciones, y tiene como objetivo discutir los caminos de tratamiento archivístico,como documento orgánico de las instituciones, es decir, con el producto de una función y el resultado de una actividad. Cuando hablamos del documento y sus implicaciones para los procedimientos de archivo, se observa que la fotografía ya se entiende como un documento de archivo, sin embargo, no se ha insertado satisfactoriamente en la gestión documental, cuya producción no se ve como una función trivial e integrada otras actividades, prevaleciendo aún el concepto de captar la realidad. Concluimos que es urgente revisar el tratamiento realizado en varios archivos que continúan identificando la fotografía institucional como un registro aislado e independiente, comenzando a describir individualmente, perdiendo así su contextualización.

The work describes the global environment of photography, making particular reference to the photographic image as a document. It indicates its importance, uses and applications in society and mentions aspects related to the basic operations of the document chain: a) acquisition of documents, b) documentary analysis, c) description of photographs, d) storage, and e) conservation and dissemination of documents. As a fundamental part of the content, it recognizes the existence of works that precede the tasks of document management of photographs, developed by: Caicedo Santacruz (1995), Valle Gastaminza (1999), Robledano Arillo (2002) and Sánchez Vigil (2006). Their proposals are considered a key piece for the development of general guidelines for the management of photographic archives, as an alternative proposal according to the context of the current scenario in Mexico. As part of this proposal, the use of international norms and standards stands out: ISAD-G for the documentary description; the Dublin Core metadata group for systematization, as well as the DSpace technological platform for the storage, publication, dissemination and preservation of digital resources. In addition, a series of final considerations are shared as a conclusion and the list of sources consulted to deepen on these topics is recorded. &nbsp,  El trabajo describe el entorno global de la fotografía, haciendo referencia particular a la imagen fotográfica como documento. Señala su importancia, usos y aplicaciones en la sociedad y menciona aspectos relativos a las operaciones básicas de la cadena documental: a) adquisición de documentos, b) análisis documental, c) descripción de fotografías, d) almacenamiento, y e) conservación y difusión de documentos. Como parte fundamental del contenido, reconoce la existencia de trabajos que anteceden las tareas de gestión documental de fotografías, desarrollados por: Caicedo Santacruz (1995), Valle Gastaminza (1999), Robledano Arillo (2002) y Sánchez Vigil (2006). Sus propuestas se consideran pieza clave para el desarrollo de lineamientos generales para la gestión de archivos fotográficos, como propuesta alternativa acorde al contexto del escenario actual en México. Como parte de dicha propuesta, se destaca el uso de normas y estándares internacionales: ISAD-G para la descripción documental; el grupo de metadatos Dublin Core para la sistematización, así como la plataforma tecnológica DSpace para el almacenamiento, publicación, difusión y preservación de recurso digitales. Se comparten además una serie de consideraciones finales a manera de conclusión y se registra el listado de fuentes consultadas para profundizar sobre estos tópicos.

El presente trabajo tiene como finalidad conocer los procesos de gestión documental que se aplican en el gobierno autónomo descentralizado del cantón Santa Ana en su archivo central, la metodología aplicada es de carácter descriptivo de tipo documental y bibliográfico debido a que se centra en los procesos que se aplican en un lugar específico en este caso es el Gad del Cantón Santa Ana, los instrumentos utilizados fueron; ficha de observación y entrevista, enfocándose directamente en el área de archivo central y gestión documental, una vez analizada la información obtenida a través de los instrumentos de investigación se puede concluir que es necesaria la implementación de equipos tecnológicos que permitan simplificar el manejo y difusión de la información que se encuentra contenida en este archivo.

After the honorable publication by Dictamen Libre magazine in 2019, of the succinct but clear progress of the current research entitled “Document management (DG) as a related development tool between transparency and access to information in Colombia.” , which was a starting point for the creation of the current document and the research in general. Reason why this investigative document is presented in order to build a mostly updated and rigorous scheme of the legal nature of document management in our country and the way in which it could protect fundamental rights through the archival function. The result of the current investigation has the main objective of adding legal elements related to establishing the factors that have limited the comprehensive implementation of document management in Colombia today. The investigative text is developed within the framework of the following research lines of the Universidad Libre de Colombia: (i) Law, state, culture and society, (ii) Social and Economic Development; and (iii)., Luego de la honrosa publicación realizada por la revista Dictamen Libre en 2019, del sucinto pero claro avance de la investigación actual titulado “La gestión documental (GD) como herramienta de desarrollo relacionadora entre la transparencia y el acceso a la información en Colombia.” , que fue un punto de partida para la creación del documento actual y la investigación en general. Razón por la que se presenta este documento investigativo en aras de construir un esquema mayormente actualizado y riguroso de la naturaleza jurídica de la gestión documental en nuestro país y la forma en que este podría proteger derechos fundamentales a través de la función archivística. El resultado de la actual investigación tiene como objetivo principal sumar elementos jurídicos relacionados con establecer los factores que han limitado la implementación integral de la gestión documental en Colombia en la actualidad. El texto investigativo es desarrollado en el marco de las siguientes líneas de investigación de la Universidad Libre de Colombia: (i) Derecho, estado, cultura y sociedad, (ii) Desarrollo Social y Económico; y (iii) Desarrollo Sostenible, Tecnología e Innovación.

After the honorable publication by Dictamen Libre magazine in 2019, of the succinct but clear progress of the current research entitled “Document management (DG) as a related development tool between transparency and access to information in Colombia.” , which was a starting point for the creation of the current document and the research in general. Reason why this investigative document is presented in order to build a mostly updated and rigorous scheme of the legal nature of document management in our country and the way in which it could protect fundamental rights through the archival function. The result of the current investigation has the main objective of adding legal elements related to establishing the factors that have limited the comprehensive implementation of document management in Colombia today. The investigative text is developed within the framework of the following research lines of the Universidad Libre de Colombia: (i) Law, state, culture and society, (ii) Social and Economic Development; and (iii)., Luego de la honrosa publicación realizada por la revista Dictamen Libre en 2019, del sucinto pero claro avance de la investigación actual titulado “La gestión documental (GD) como herramienta de desarrollo relacionadora entre la transparencia y el acceso a la información en Colombia.” , que fue un punto de partida para la creación del documento actual y la investigación en general. Razón por la que se presenta este documento investigativo en aras de construir un esquema mayormente actualizado y riguroso de la naturaleza jurídica de la gestión documental en nuestro país y la forma en que este podría proteger derechos fundamentales a través de la función archivística. El resultado de la actual investigación tiene como objetivo principal sumar elementos jurídicos relacionados con establecer los factores que han limitado la implementación integral de la gestión documental en Colombia en la actualidad. El texto investigativo es desarrollado en el marco de las siguientes líneas de investigación de la Universidad Libre de Colombia: (i) Derecho, estado, cultura y sociedad, (ii) Desarrollo Social y Económico; y (iii) Desarrollo Sostenible, Tecnología e Innovación.

El presente trabajo tiene como finalidad conocer los procesos de gestión documental que se aplican en el gobierno autónomo descentralizado del cantón Santa Ana en su archivo central, la metodología aplicada es de carácter descriptivo de tipo documental y bibliográfico debido a que se centra en los procesos que se aplican en un lugar específico en este caso es el Gad del Cantón Santa Ana, los instrumentos utilizados fueron; ficha de observación y entrevista, enfocándose directamente en el área de archivo central y gestión documental, una vez analizada la información obtenida a través de los instrumentos de investigación se puede concluir que es necesaria la implementación de equipos tecnológicos que permitan simplificar el manejo y difusión de la información que se encuentra contenida en este archivo.

El proyecto consiste en el desarrollo de la estructuración de la fase 1 y 2 de un software de gestión de documentos electrónicos de archivo para la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia -SDSCJ, que permita la interoperabilidad y la custodia de información electrónica producida de acuerdo con la misión que esta tiene. El público objeto del proyecto está dirigido a los funcionarios, contratistas y ciudadanos, con el propósito de adquirir e implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -SGDEA- óptimo, que garantice el acceso a la información de manera oportuna. Con el desarrollo de este proyecto, se espera que el nuevo aplicativo permita suplir las necesidades actuales y posibles necesidades futuras, así mismo permite posicionar a la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia -SDSCJ como una de las entidades públicas que da cumplimiento a la normatividad archivística colombiana y a su vez articularse con otras entidades distritales y nacionales para la ejecución de su misionalidad., The project consists of the development of the structuring of phase 1 and 2 of an electronic archival document management software for the District Secretariat of Security, Coexistence and Justice -SDSCJ, which allows interoperability and custody of electronic information produced in accordance with the mission it has. The public objector the project is addressed to officials, contractors and citizens, with the purpose of acquiring and implementing an optimal Electronic Document Management System of Archive -EDMS- that guarantees access to information in a timely manner. With the development of this project, it is expected that the new application will allow to meet the current needs and possible future needs, as well as allowand position the District Secretariat of Security, Coexistence and Justice -SDSCJ as one of the public entities that complies with the Colombian archival regulations and in turn articulate with other district and national entities for the He said of his missionality.