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La creación de una Política de Gestión Documental en universidades fortalece sus procesos informativo-documentales. El objetivo de la investigación es diseñar la Política de Gestión Documental para la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas. Dicho centro se encuentra en la ciudad de Santa Clara, siendo la casa de altos estudios más importante del centro de Cuba. Para el diseño del instrumento se utilizó como método fundamental el análisis documental y su técnica de revisión de documentos. Se presenta la Política a partir de la identificación y la descripción de los componentes de la misma, entre los cuales destacan: Glosario de términos, Preámbulo, Propósito, Declaración de Política, Alcance, Marco regulatorio y reglamentario, Sistemas de Gestión Documental, Responsabilidades, Relación con otras políticas, y Vigencia. La propuesta de la Política se encuentra en consonancia con los ejemplos de buenas prácticas establecidas a nivel internacional en universidades y con el análisis de las directrices normativas vinculadas a dicho proceso.

El catálogo de tipología documental es una herramienta resultante del proceso de identificación, en el cual se registran debidamente los tipos documentales generados durante cada período. Esta herramienta se considera un soporte para asegurar la fidelidad, legalidad e imparcialidad de la documentación que se genera en cada unidad administrativa. A su vez, propicia el desarrollo de procesos tales como la descripción, la clasificación, la organización y la difusión. La Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas carece de una correcta identificación de las tipologías documentales que fueron generadas por dicha entidad en el ejercicio de sus funciones en el período desde 1952-1983. El estudio tiene como objetivo describir la elaboración de un catálogo de tipologías documentales generadas por dicho centro desde 1952-1983. No existe una gran variedad de autores que tratan la temática identificación. La misma es considerada como un proceso técnico-documental muy antiguo, aunque destacan Cruz (2006) y Duranti (2015). Para la identificación se aplicó como metodología el Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información creado en el 2015, con Beatriz Franco Espiño y Ricard Pérez Alcázar como coordinadores principales. Finalmente muestra como resultado las tipologías documentales identificadas en dos de sus dependencias: Archivo Central Universitario y el Jardín Botánico Provincial de Villa Clara.

La Gestión Documental enfocada desde la perspectiva de la Gobernanza de la Información, le proporciona a cualquier entidad universitaria una óptima gestión de todos sus procesos. Las tendencias internacionales apuntan a una integración entre los fundamentos teórico-prácticos existentes sobre Gestión Documental y la Gobernanza de Información. Mancomunar los modelos y principios básicos asociados a los procesos de evaluación documental es fundamental para logar una adecuada gestión organizacional. Son variados los autores que tratan esta temática, ya que los diagnósticos son aplicados por las diferentes instituciones cuando lo creen conveniente, destacando García (2012), Puerta (2016) y Mena & García (2019). La Metodología empleada para la realización del diagnóstico es el Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información publicado en enero del 2015. La realización del dictamen mediante dicha metodología comprueba que el estado de la Gestión Documental desde la óptica de la Gobernanza de la Información en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas se encuentra en un nivel muy elemental.